Terima Tanda Terima

Bismillah…

Catatan: Tulisan ini berasal dari dokumen internal di KIRIM.EMAIL. Saya mempublikasi ke publik beberapa kode etik didalam KIRIM.EMAIL yang kami sebut dengan: Fundamental Operasional, atau FO. Anda bisa membaca FO yang lain di sini.

Pada tahun 2023, bisnis logistk di Indonesia diperkirakan akan mencapai nilai USD 156,1 Milyar, atau Rp. 2.241.946.200.000.000.-

Jika kita perhatikan, seluruh industri senilai 2.2 Quadriliun Rupiah ini bergantung pada satu hal: Tanda terima, atau yang umum disebut: Resi. Tanpa resi, si pengirim tidak akan membayar pengiriman.

Dari sisi penerima pun begitu meski saat ini mayoritas berwujud digital, jika si penerima barang tidak mengkonfirmasi bahwa ia sudah menerima barang, dan sistem tidak mengeluarkan tanda terima, maka uang yang dibayarkan pengirim tidak akan bisa dicairkan. Tanpa tanda terima insdustri logistik tidak berjalan.

Kita melihat ini saat belanja di marketplace dalam bentuk tracking barang. Dan kita akan melihat tanda terimanya saat barang sudah tiba.

Inilah kenapa: Resi adalah salah satu bahasan pertama saat membahas logistik dalam sebuah proses jual beli online.

Hal yang sama berlaku di KIRIM.EMAIL, tanpa tanda terima = dianggap tidak ada.

Tanda terima wujudnya banyak. Yang umum adalah: Kuitansi, invoice, resi, atau tanda terima pembayaran lain.

Sebenarnya perdagangan bisa terjadi tanpa tanda terima selama akadnya benar. Di pasar tradisional tidak ada tanda terima. Ojek tradisional tidak ada tanda terima. Becak tidak ada tanda terima. Tukang perorangan yang melakukan pekerjaan minor di rumah kita tidak ada tanda terima.

Tapi dalam lini kerja kita, tanda terima adalah mutlak.

Tanda terima pada dasarnya adalah: Konfirmasi. Ini memastikan apapun yang kita kirim sudah diterima. Tanpa konfirmasi, maka dianggap belum diterima.

Tanda terima dalam transaksi seperti kuitansi, resi, dll, mungkin tidak akan saya bahas disini, karena itu memang sudah mutlak untuk mencatat semua transaksi uang masuk, lengkap dengan tanda terimanya karena ini berhubungan dengan keuangan perusahaan dan pajak.

Tapi saya akan membahas tanda terima lain yang tidak kalah pentingnya.

Tanda terima dari pihak eksternal

Jika kita perhatikan, dalam proses sales, sebelum transaksi, hampir pasti kita akan mengirimkan sesuatu ke calon pembeli. Semakin tinggi nilai transaksinya, semakin besar projeknya, biasanya proses komunikasinya semakin panjang.

Komunikasi yang semakin panjang, berarti semakin banyak pertukaran data dan file seperti presentasi, draft surat perjanjian, faktur pajak, dll.

Maka disini kita sudah harus menganggap komunikasi itu sendiri adalah sebuah transaksi.

Karenanya, untuk setiap pesan yang terkirim, kita harus menerima konfirmasi dari lawan bicara, terutama yang berasal dari luar perusahaan, atau berhubungan dengan pihak eksternal lain.

Sebagai contoh, ini percakapan di salah satu Channel Slack yang berisi tim kita dan tim partner:

Disitu terlihat, saya me-mention Laras, dan minta tolong untuk di cek tentang sebuah akun. Yang saya lakukan selanjutnya adalah: Mengkonfirmasi Laras di Basecamp apakah sudah membacanya atau belum.

Lagi, ini jadi memiliki urgensi yang lebih tinggi dari percakapan biasa, karena melibatkan pihak lain dari luar perusahaan.

Banyak cara kita bisa mengkonfirmasi, salah satunya adalah dengan menggunakan beberapa channel. Contoh:

Jika mengirim file lewat email, konfirmasi ke si penerima lewat Whatsapp.
Jika mengundang via Google Calender (setelah dapat izin tentu saja), konfirmasi via email, konfirmasi lagi via Telegram.
Jika mengirim surat perjanjian (cetak), konfirmasi sudah terkirim via trakcing si kurir, dan konfirmasi lagi via Whatsapp ke si penerima apakah benar sudah menerima surat dari kita.
Mengirimkan spesifikasi teknis, minta lembar teknis tertulis untuk mengkonfirmasi apakah yang kita minta sudah sesuai.
Jika memesan meeting room untuk demo ke client dengan spesifikasi khusus, cemilan khusus, minta si mbak-nya untuk mengulangi semua spesifikasi dan cemilan kita. Termasuk tanggal dan jumlah orangnya. Lebih baik tertulis.

Dan lain sebagainya, intinya, konfirmasi, terima tanda terima. Walaupun dari si penerima hanya mengirim:

Ok, sudah nerima.

Itu termasuk konfirmasi, itu termasuk tanda terima. Ingat, tanpa tanda terima = dianggap tidak ada.

Bagaimana jika belum mendapat tanda terima?

Adalah benar kita tidak bisa mengendalikan respon orang lain. Jadi, bagaimana jika kita belum mendapatkan tanda terima?

Ada dua cara yang umum dilakukan.

Yang pertama, atur pengingat (reminder), konfirmasi lagi atau minta tanda terima maksimal 24 jam dari kita mengirimkan file atau pesan pertama kali.

Cara kedua, konfirmasi juga dilakukan via Group Whatsapp atau Group Telegram, selama yang berada didalam Group itu memiliki akses ke file yang sama, dan/ atau memahami konteks yang sama.

Biasanya, dalam sebuah projek, kita akan berada di Group Chat bareng, maka umumnya hal ini bisa dilakukan.

Ini contoh Dion mengkonfirmasi ke Group Telegram bareng klien setelah mengirimkan email.

Dengan konfirmasi di group, maka selain bisa mengkonfirmasi ke banyak pihak sekaligus, juga artinya, teman-teman klien di group tersebut bisa membantu mengkonfirmasi ke sesamanya melalui jalur pribadi.

Gunakan cara lain selama pantas. Telepon jika perlu. Ingat, tanpa tanda terima = dianggap tidak ada.

Temen-temen di KIRIM.EMAIL, terutama jajaran manajemen, mungkin sering menerima telepon dari saya yang hanya berisi: Cek Basecamp, atau cek Email, atau cek Telegram. Kemudian saya tutup. Karena tujuannya memang untuk konfirmasi, bukan untuk diskusi.

Urgensi waktu

Selain kepentingan kolaborasi dengan pihak luar, konfirmasi juga jadi penting saat ada pekerjaan yang memiliki batasan waktu, atau berada di waktu genting.

Dalam kondisi ini, komunikasi multi channel akan sangat dianjurkan. Setelah membuat postingan di Basecamp, konfirmasi lagi ke Group Telegram atau melalui jalur pribadi.

Jadi, terima tanda terima.

Itulah salah satu FO yang bisa saya bagikan untuk saat ini. Prinsip utama kami, atau motto dalam bekerja adalah:

Bekerjalah dari tempat yang membuatmu bahagia.

Jika Anda ingin mempelajari bagaimana membangun budaya perusahaan, terutama untuk tim yang bekerja dari lokasi yang tidak sama dengan Anda, Anda bisa pelajari caranya melalui kelas Online yang saya buat di UTAS DISINI:

Detailnya di sini :