Pada artikel berikut ini kami akan membahas tentang cara menulis dan mengirim email. Menulis email itu sangat berbeda dengan menulis update status di sosial media atau chat di WhatsApp. Bagi yang belum pernah masuk ke dunia kerja mungkin dalam menulis dan mengirim email itu biasa saja, sama seperti menulis pesan di sosial media. Namun kalau Anda akan masuk ke dunia kerja atau baru saja masuk kerja, kebiasaan seperti ini tidak boleh terus menerus Anda pertahankan.
Mungkin Anda bertanya-tanya, mengapa ini tidak boleh dipertahankan, toh email juga sama seperti alat komunikasi yang lainnya? Jawabannya adalah karena di dalam dunia kerja email itu sifatnya resmi. Dan yang perlu Anda perthatikan adalah cara menulis dan mengirim email itu mencerminkan profesionalisme Anda. Kalau Anda asal-asalan dalam menulis dan mengirim email maka orang lain sudah bisa menilai bahwa Anda kurang profesinal. Begitu juga sebaliknya, kalau cara menulis dan mengirim email Anda bagus maka orang lain akan menilai bahwa Anda orang yang profesional.
Berikut ini ada beberapa tips untuk Anda yang sering mengirimkan email agar Anda terkesan profesional.
1/ Buat isi atau konten email lebih dulu baru tulis alamat email penerima
Ada banyak kasus isi email tidak tertata rapi dalam mengirim email. Contohnya seperti kurang tanda baca, salah penulisan/ typo, attachment yang sering terlupakan dan lain sebagainya. Penyebab utama dari masalah ini adalah ketidaksengajaan atau terburu-buru dalam klik tombol kirim. Seperti inilah yang akan terjadi kalau Anda menulis alamat email penerima terlebih dulu.
Tentunya Anda tidak ingin bukan kalau email Anda yang masih belum tertata rapi terkirim begitu saja? Supaya hal ini tidak terjadi maka dalam menulis dan mengirim email mulailah dari konten atau body emailnya dulu, setelah Anda yakin tidak ada kesalahan lagi, baru isikan alamat email penerima kemudian klik tombol kirim.
2/ Menyebutkan nama penerima email pada kalimat pertama atau kalimat pembuka
Anda boleh menuliskan nama panggilan orang yang sudah akrab pada kalimat pembuka email ini. Contohnya ‘Dear Sholeh.’ Serta pastikan bahwa ejaannya sudah tepat. Sebagainya contoh pastikan dulu namanya Sholeh atau Soleh atau Saleh. Kalau Adi pastikan namanya Adhi, Ady, atau Adi.
Namun Anda harus hati-hati dalam menyebutkan nama ini kalau email yang Anda kirim ditujukan untuk orang yang belum pernah Anda kenal sebelumnya. Untuk orang yang masih asing sebutkan nama lengkapnya. jangan nama panggilannya. Menyebut nama depan saja kalau belum pernah kenal itu bukanlah tindakan yang sopan. Apalagi bila Anda menyingkat nama-nya secara sembarangan. Besar kemungkinan dia malah akan tersinggung.
3/ Gunakan alamat email profesional
Supaya Anda terkesan profesional maka dalam menulis dan mengirim email Anda juga harus menggunakan alamat email yang profesional juga. Jika Anda mewakili perusahaan maka gunakan alamat email resmi perusahaan untuk mengirim setiap pesan yang berkaitan dengan urusan pekerjaan.
Lihat juga :[Video] Cara Membuat Alamat Email Dengan Domain Sendiri Tanpa Hosting
Namun kalau Anda tidak punya email perusahaan dan mewakili diri sendiri Anda boleh menggunakan email Gmail atau Yahoo. Tapi yang perlu Anda perhatikan adalah pastikan alamat email Anda tidak alay dan gunakan nama lengkap Anda sebagai identitasnya. Misal nama Anda Jono Saputra maka gunakan alamat email [email protected]. Jangan gunakan alamat email alay seperti [email protected] atau [email protected] karena alamat email seperti ini jelas-jelas tidak profesional.
4/ Akhir email dengan tepat
Kalau dulu Anda pernah belajar membuat surat lamaran kerja maka di bagian akhir surat pasti ada kata “Terima Kasih” atau “Hormat Kami”. Di dalam menulis dan mengirim email kata ini juga harus Anda sertakan di bagian akhir dari email Anda.
Selain itu cantumkan identitas berupa nama perusahaan Anda beserta logo nya di akhir email. Biarpun opsional, jangan lupa sertakan nama dan jabatan Anda. Ini menandakan legalitas email yang Anda kirimkan.
5/ Pahami aturan tidak tertulis dalam menulis dan mengirim email
Dalam menulis dan mengirim email itu ternyata ada aturan yang tidak tertulis. Adapun aturan yang tidak tertulis ini antara lain :
- Menulis huruf kapital pada tempatnya, seperti ketika menulis kata ganti yang diikuti nama atau penulisan gelar.
- Jangan sekali-kali menggunakan CAPS LOCK untuk satu kata apalagi satu kalimat penuh. Alasannya adalah karena secara psikologis orang merasa dibentak saat membacanya huruf besar berturut-turut.
- Gunakan font yang punya kesan resmi seperti Times New Roman, Arial atau Tahoma.
- Proof read sekali lagi alamat penerima, subject serta body email sebelum klik tombol kirim.
- Bila akan membalas email, lihat kebutuhannya apakah perlu reply all atau cukup dengan reply to sender saja.
Untuk aturan tidak tertulis lainnya yang lebih lengkap bisa Anda baca dalam artikel yang berjudul Etika Komunikasi Bisnis Yang Wajib Diketahui Setiap Pengusaha Dan Profesional atau Dasar-Dasar Adab Dalam Bisnis.
Itulah beberapa tips dalam menulis dan mengirim email. Semoga bermanfaat dan sampai bertemu di artikel berikutnya.
Mengawali karir sebagai Content Writer dan saat ini dipercaya sebagai SEO Specialist merangkap SEO Content Editor di KIRIM.EMAIL.
Selain SEO Saya juga punya keahlian di bidang lain seperti bisnis & manajemen, email marketing, pembuatan website dan landing page hingga copywriting.
Untuk berkomunikasi dengan Saya silakan kirimkan email ke [email protected].