Pada halaman ini kami tidak membahas tentang makalah etika komunikasi bisnis. Yang kami bahas di sini adalah bagaimana teori-teori tentang etika berkomunikasi dalam bisnis bisa diterapkan pada kehidupan sehari-hari terutama untuk para pengusaha dan profesional. Namun tidak menutup kemungkinan juga kalau Anda adalah seoarang mahasiswa dan sedang membaca tulisan ini, bisa ikut menerapkan etika komunikasi bisnis sejak sekarang. Sehingga kita Anda nanti masuk ke dunia kerja, tidak asing lagi dengan etika berkomunikasi.
Pengertian Etika Komunikasi Bisnis
Etika komunikasi bisnis bisa diartikan sebagai etika berkomunikasi di dalam bisnis. Point utamanya adalah etika. Sedangkan definisi dari etika ini berdasarkan pendapat para ahli cukup banyak. Diantara banyaknya pendapat, kami coba ambil pengertian etika menurut Drs. O.P. Simorangkir. Beliau adalah salah satu penulis buku tentang etika bisnis.
Menurut Drs. O.P . Simorangkir etika adalah pandangan manusia terhadap baik dan buruknya perilaku manusia.
Jika ini diterapkan pada komunikasi dan bisnis maka secara umum pengertian dari etika komunikasi bisnis adalah pandangan manusia terhadap baik dan buruknya perilaku manusia dalam menjalin komunikasi ke satu orang atau lebih dalam lingkup bisnis. Sehingga demikian kata kuncinya dalam etika komunikasi bisnis ini adalah perilaku baik dan buruk dalam berkomunikasi.
Pentingnya Etika Komunikasi Bisnis
Kalau Anda adalah seorang pengusaha atau profesional, Anda wajib memahami dan mempraktekkan etika komunikasi bisnis ini. Karena diluar sana cukup banyak pengusaha atau profesional yang tidak memahami etika komunikasi bisnis ini. Sehingga dalam berkomunikasi mereka lebih mengutamakan egonya sendiri daripada mengutamakan etika.
Tidak jarang ada banyak kasus negatif dalam bisnis yang penyebabnya adalah tidak mengutamakan etika dalam berkomunikasi. Contok kecil dari pelanggaran etika komunikasi bisnis ini adalah tindakan spamming. Spam adalah pelanggaran etika dalam berinternet yaitu dengan cara membanjiri banyak pesan secara berulang-ulang, dalam upaya untuk memaksanya. Sebagian besar spam adalah iklan komersial, seringkali berupa produk-produk yang cukup meragukan, jaminan cepat kaya, atau layanan lain yang dianggap legal.
Maka dari itu artikel ini kami buat sebagai referensi para pengusaha dan profesional dalam mempelajari etika komunikasi bisnis secara praktis bukan teori. Sehingga apa yang kami sampaikan di sini bisa langsung Anda terapkan pada bisnis yang saat ini Anda jalankan.
Ranah Etika Komunikasi Bisnis
Kalau membahas etika komunikasi bisnis itu bisa sangat panjang, dan apabila pembahasannya melalui blog kami rasa kurang efektif. Maka dari itu supaya pembahasan mengenai etika komunikasi bisnis ini kami hanya masuk dalam ranah-ranah tertentu saja. Adapun ranah-ranah tersebut meliput :
- Etika komunikasi bisnis melalui telepon
- Etika komunikasi bisnis melalui email
- Etika komunikasi bisnis melalui instant messaging (aplikasi chat)
- Etika komunikasi bisnis melalui skype atau video call
Sebenarnya masih ada banyak sekali ranah-ranah yang lain. Ranah di atas kami pilih karena masih dalam satu ranah yang sama yaitu digital sehingga pembahasannya tidak terlalu jauh antara ranah yang satu dengan yang lainnya.
[1] Etika komunikasi bisnis melalui telepon
Inilah beberapa contoh praktik etika komunikasi dalam bisnis melalui telepon :
- Perhatikan volume suara Anda ketika berbicara melalui telepon. Jangan terlalu lirih sehingga tidak terdengar lawan bicara Anda, jangan juga terlalu keras sehingga mengganggu orang-orang di sekitar Anda saat.
- Ketika Anda sedang rapat, pastikan telepon Anda dalam posisi off atau silent dan jangan menjawab telepon yang masuk saat rapat berlangsung. Kalau ternyata telepon yang masuk itu dari orang yang penting, angkat teleponnya dan fokus pada rapat Anda. Ketika mendengar percakapan Anda sedang rapat maka orang yang menelpon Anda akan menyadarinya dan segera menutup teleponnya.
- Jangan letakkan smartphone atau handphone Anda di atas meja ketika sedang rapat. Hal ini dikarenakan bisa mengganggu konsentrasi ketika rapat berlangsung. Ini yang seringkali terlewatkan di jaman sosial media seperti ini. Kalau Anda bisa melakukannya, segera ubah kebiasaan Anda ini.
- Ucapkan “Maaf” daripada “Apa?” ketika Anda tidak mendengar secara jelas suara dari lawan bicara Anda di telepon.
- Ketika orang lain yang menelpon Anda, ketika sudah selesai percakapannya jangan Anda yang menutup teleponnya. Biarkan lawan bicara Anda yang menutup. Kecuali jika lebih dari 10-15 detik lawan bicara Anda tidak segera menutupnya, barulah Anda boleh tutup teleponnya.
- Ketika Anda dengan mengunyah makanan dan terpaksa harus menerima telepon, maka habiskan dulu makanan Anda dan jangan sampai Anda terdengar mengunyah sambil berbicara lewat telepon.
[2] Etika komunikasi bisnis melalui email
Inilah beberapa contoh praktik etika komunikasi dalam bisnis melalui email :
- Gunakan alamat email yang profesional dengan menggunakan domain sendiri. Untuk bisnis alamat email gratisan seperti @gmail.com atau @yahoo.com atau @live.com sebaiknya Anda hindari untuk menjaga kesan profesional. Selain itu gunakan nama Anda sebagai alamat email, ditulis dengan normal dan tidak seperti tulisan alay. Sebagai contoh seperti sholeh@kirim.email, bukan sh0l3h@kirim.email.
- Balas email yang membutuhkan respon atau balasan secepat mungkin. Jangan biarkan pengirim email Anda menunggu terlalu lama balasan email dari Anda.
- Hati-hati dengan tanda baca terutama tanda seru (!). Gunakan tanda seru hanya untuk mengungkapkan ekspresi kegembiraan dan junlahnya hanya cukup saja, tidak lebih.
- Hindari menulis kata atau kalimat dengan huruf besar semua.
- Tulis subjek email yang jelas dan mudah dipahami.
- Selalu awali email bisnis Anda dengan sapaan seperti Hi, Hello, Yang terhormat, atau Dear.
- Hindari kesalahan typo atau tata bahasa dalam email bisnis Anda. Untuk itu selalu lakukan cek, cek dan cek sebelum klik tombol kirim.
- Hindari penggunaan emoji atau emoticon terlalu banyak, bila perlu tidak usah pakai emoji dalam email bisnis Anda.
- Gunakan jenis font standar dan mudah untuk dibaca.
- Bila Anda tahu siapa nama penerima email Anda, sebut namanya dalam email Anda. Bila tidak cukup sebelum Bapak atau Ibu atau Anda.
- Bila mengirimkan attachment pada email Anda, berikan judul yang sesuai dengan file yang Anda kirimkan. Selain itu hindari mengompress attachment dalam bentuk zip atau rar. Tujuannya supaya penerima email bisa langsung membaca attchments tanpa harus mengekstrak terlebih dahulu.
[3] Etika komunikasi bisnis melalui instant messaging (aplikasi chat)
Inilah beberapa contoh praktik etika komunikasi dalam bisnis melalui instant messaging :
- Jika Anda belum pernah bertemu dengan lawan chatting Anda, perkenalkan dengan sopan dan santun siapa Anda dan ada keperluan apa.
- Awali dengan sapaan singkat seperti salam, hi, hello dan lain sebagainya.
- Untuk bisnis, jaga percakapan agar tetap pendek. Jika ingin memperpanjang percakapan Anda bisa menggunakan channel yang lainnya.
- Jangan pernah mengirimkan kabar buruk melalui instant messaging.
- Jangan pernah menghubungi orang yang status instant messagingnya sedang “away” atau “busy.” Hargai waktu dan privasi mereka.
- Akhiri percakapan di instant messaging dengan ucapan terima kasih.
[4] Etika komunikasi bisnis melalui Skype atau video call
Inilah beberapa contoh praktik etika komunikasi dalam bisnis melalui skype atau video call :
- Fokus pada monitor dan kamera Anda. Dengan fokus pada monitor dan kamera itu seperti melakukan kontak mata dengan lawat video call Anda. Sehingga biarpun terpisah jarak dan waktu seolah-olah berbicara salang bertatap muka.
- Jangan terlalu banyak gerak. Ini bertujuan untuk menghindari gambar yang tidak jelas terlebih ketika koneksi tidak lancar.
Seperti itulah praktik etika komunikasi bisnis yang setiap pengusaha dan profesional wajib tahu. Terimakasih dan sampai bertemu pada artikel berikutnya.
Mengawali karir sebagai Content Writer dan saat ini dipercaya sebagai SEO Specialist merangkap SEO Content Editor di KIRIM.EMAIL.
Selain SEO Saya juga punya keahlian di bidang lain seperti bisnis & manajemen, email marketing, pembuatan website dan landing page hingga copywriting.
Untuk berkomunikasi dengan Saya silakan kirimkan email ke sholeh@krm.email.
