Seni Mengirim Email Promosi ke Gmail

Bismillah…

Mengirim email promosi ke Gmail memang memiliki tantangan tersendiri. Tantangan yang paling sering ditemui adalah bagaimana agar email Kita banyak dibuka dan dibaca.

Dari sini mungkin Kita memang sebaiknya mengerti bagaimana sebuah email dapat diterima oleh penerima. Bagaimana penyedia layanan email seperti Gmail mengatur email yang masuk kedalam inbox.

Kenapa Gmail?

Karena memang Gmail adalah layanan email yang paling banyak digunakan di dunia. Setidaknya Gmail menguasai 27,2% pangsa pasar email di seluruh dunia.

Di Indonesia sendiri Gmail masih sangat banyak digunakan oleh masyarakat.

Jadi, bukan berlebihan jika Kita memberikan perhatian dan perlakuan khusus untuk Gmail dibandingkan dengan layanan lain.

Dari sekian lama Kami mengirim email promosi ke Gmail, pada akhirnya Kami bisa menarik benang merahnya.

Hal itu adalah interaksi atau engagement Kita ke penerima email, bagaimana pembaca bisa berinteraksi dengan Kita melalui email.

Karena Email adalah Permainan Tim

Email marketing bisa diibaratkan permainan tim.

Ada beberapa pihak yang memiliki perannya sendiri dan semua pihak saling mempengaruhi.

Dalam email marketing di sini Kita memiliki 3 pemain kunci, yaitu:

1. Layanan email marketing yang digunakan, contohnya seperti: KIRIM.EMAIL.
2. Pemilik database email yaitu Anda.
3. Subscriber atau penerima email Anda.

Setiap pemain di atas memiliki perannya sendiri, tapi seperti halnya permainan, mungkin tidak semua hal bisa Kita kendalikan.

Cara terbaiknya? fokus saja ke hal yang bisa Kita kendalikan dan dalam tulisan ini Kita akan membahas apa saja yang bisa dikendalikan dalam mengirim email promosi ke Gmail.

Seni Mengirim Email Promosi ke Gmail : 6 Hal yang Bisa Dikendalikan untuk Mengirimkan Email Promosi Yang Lebih Baik.

Secara garis besar, ada 6 hal yang bisa Kita kendalikan dalam mengirim email promosi ke Gmail, yang hasil akhirnya adalah email Kita bisa terkirim dengan baik, dapat interaksi dan convert.

Apa saja itu?

• Tahap persiapan
• Sumber data email list
• Pra interaksi
• Interaksi awal
• Interaksi lanjutan
• Frekuensi pengiriman.

Mari Kita bahas satu per satu.

Persiapan Sebelum Menjalankan Email Marketing

Hal yang paling penting dan paling krusial dalam email marketing adalah dalam tahap persiapan ini.

Jika persiapan ini dilakukan secara matang, mungkin setelahnya Kita bisa jauh lebih mudah dalam menjalankan aktivitas email marketing Anda.

Didalam persiapan ini ada beberapa hal yang perlu Kita lakukan, yaitu:

Validasi Alamat Email

Pada tahap ini, Kita harus memastikan seluruh alamat email yang akan Kita kirimkan email promosi atau email penawaran benar-benar aktif.

Jika banyak alamat email yang mati (Kami menyebutkan email zombie) selain dari cost yang terbuang percuma, ternyata hal ini juga bisa menyebabkan reputasi pengiriman Anda turun di mata Gmail.

Pada akhirnya, open rate Anda akan turun, click rate juga akan menyusul turun, dan konversi berakhir menjadi jauh lebih rendah.

Bagaimana Anda bisa memvalidasi alamat email? Baca di sini untuk caranya.

Apa itu Email Zombie? Pelajari di sini.

Gunakan Alamat Email Dengan Domain yang Bereputasi Baik

Kedua adalah mempersiapkan alamat email dengan domain yang memiliki reputasi baik sebagai sender Anda.

Email sender dengan domain yang bereputasi bagus secara langsung akan berpengaruh terhadap keberhasilan pengiriman dan bahkan penerimaan di sisi penerima.

Untuk melihat reputasi domain, Anda bisa menggunakan tools Domain Lookup yang bisa Anda temukan jika melakukan searching di Google.

Sebaiknya memang untuk sender, Kita menggunakan domain yang sudah berusia cukup lama dan memiliki reputasi yang bagus. Domain baru sendiri cenderung memiliki tingkat pengiriman yang kurang bagus.

Di sini Kita sudah mempersiapkan hal yang paling dasar dari email marketing. Selanjut Kita akan masuk ke tahapan yang sama pentingnya.

Sumber Data Email List

Kembali lagi ke hal yang paling mendasar dari email marketing, yaitu sumber data.

Kenapa ini penting?

Karena jika sumber data yang Kita gunakan bagus dan calon penerima email mengizinkan Kita untuk mengirimkan email promosi ke mereka, kemungkinan besar pengiriman Kita akan bagus juga.

Sebaliknya, jika Kita mendapatkan database dari sumber data yang tidak baik dan calon penerima tidak mengizinkan atau bahkan tidak tahu bahwa akan dikirimkan email, kemungkinan besar pengiriman Kita akan buruk dan reputasi Kita jatuh.

Dari sekian banyak cara mendapatkan database, opt-in, atau membuat orang lain mendaftarkan alamat emailnya sendiri melalui formulir yang Kita berikan, adalah metode yang paling bagus untuk Anda gunakan.

Kenapa? Karena calon penerima sendirilah yang mendaftarkan alamat emailnya dan mengizinkan Anda untuk mengirimkan mereka email.

Opt-in sendiri secara umum ada 2 jenis. yaitu Double Opt-in dan Single Opt-in.

Double Opt-in sendiri adalah pendaftaran alamat email yang dilakukan oleh calon penerima email dengan 2 langkah, yaitu mendaftarkan alamat email dan mengkonfirmasi alamat emailnya dengan mengklik link di email konfirmasi.

Dengan 2 langkah ini, Kita bisa memastikan bahwa alamat email tersebut aktif dan bisa diakses oleh calon penerima email.

Single Opt-in sendiri adalah pendaftaran alamat email lebih singkat dibandingkan Double Opt-in, calon penerima email hanya perlu memasukan alamat email tanpa harus mengklik link konfirmasi di email.

Tapi Single Opt-In ini sendiri tidak sepenuhnya aman, cara ini sangat rawan disisipi oleh email zombie, email spammer, dan typo dalam alamat email. Kami tidak dapat menyarankan cara ini untuk Anda.

Tapi, di KIRIM.EMAIL sendiri Kami memiliki satu metode opt-in baru yang hanya ada di KIRIM.EMAIL.

Namanya adalah Magic Opt-in, metode opt-in ini memiliki kemudahan yang mirip dengan single opt-in, namun jauh lebih aman seperti double opt-in.

Anda bisa mengganti link dalam email konfirmasi dengan link apapun yang Anda inginkan, bisa link ke ebook mungkin, link ke halaman diskon, atau link ke halaman produk.

Dengan begini, Anda bisa meminimalisir rusaknya database karena sumber data yang tidak baik.

Bagaimana jika tetap email zombie yang tetap lolos?

Tenang saja, KIRIM.EMAIL sendiri memiliki fitur pembersih otomatis yang bernama Zombie Email Removal (ZER), yang akan membersihkan alamat email yang mati dan rusak secara otomatis setiap bulannya.

Pra Interaksi

Siapa Pengirimnya dan Apa Subject Emailnya

Disini Kita harus menentukan siapa pengirimnya yang akan mengirim email promosi ke Gmail secara rutin. Kenapa ini penting? Karena kemungkinan besar jika subscriber kenal siapa pengirimnya, kemungkinan besar juga email Kita akan lebih mudah dibuka oleh penerima.

Dan lagi, email marketing adalah tentang interaksi Kita dengan subscriber. Jika pengirimnya saja tidak dikenali oleh subscriber, sulit bagi Kita untuk berharap email promosi Kita akan memberikan hasil.

Untuk identitas pengirim bisa Anda sandingkan dengan brand Anda, misalkan Hasbi dari KIRIM.EMAIL atau Fikry dari KIRIM.EMAIL. Selain subscriber kenal Anda sebagai pribadi, mereka juga akan mengenal brand Anda.

Selanjutnya, sebagai email marketer penting bagi Kita untuk dapat membuat subjek email yang menarik yang dapat memancing orang untuk mengklik. Sebaiknya memang subjek emailnya dibuat sesingkat mungkin, namun tetap mencerminkan konteks email yang dikirimkan.

Sebisa mungkin Kita dapat menghindari subjek email yang mengandung kata-kata yang terkena spam dan terlarang. Kami sendiri telah mencatat ada sekitar 250+ kata tabu dalam email marketing yang bisa Anda baca di sini.

Gunakan Whitelist

Whitelist adalah sebuah halaman khusus yang berisi ajakan agar pembaca mengecek apakah email pertama Kita masuk ke spam atau tidak, dan meminta mereka memindahkan ke inbox dan menandai bahwa email Kita ini penting.

Lagi, Kita tidak bisa memaksa mereka untuk melakukan hal ini. Tapi Kita bisa membuat mereka respect dengan Kita, dengan konten email yang baik untuk mereka.

Dan inilah kenapa siapa pengirimnya dan konten apa yang ada didalam email sangat penting untuk Kita perhatikan.

Untuk whitelist pagenya sendiri, tidak perlu yang terlalu fantastis, Anda mungkin hanya membutuhkan satu halaman sederhana seperti yang Kami miliki di sini.

Interaksi Awal

Instagram punya Like, Comment, Share dan Follows sebagai interaksi utamanya. Youtube Like, Dislike, Share dan Subscribe.

Sedangkan Gmail, interaksi utamanya ada 3 : open, klik dan balas.

Ada juga mark as spam, delete, dan block, tapi itu tidak termasuk interaksi utamanya Gmail.

Sebelum membahas tentang interaksi yang lainnya itu, Kita bahas dulu tentang interaksi yang paling awal, yaitu open.

Open atau email dibuka merupakan kunci utama segala macam bentuk email.

Mau itu email promosi, email transaksi sampai email kerjasama, kalau tidak dibuka maka tidak ada interaksi.

Kalau tidak ada interaksi maka tidak ada transaksi yang terjadi.

Sesederhana itu.

Meskipun interaksinya sangat sederhana, tapi perlu Kita pahami juga bahwa di Gmail, email yang dibuka itu tidak ada hubungannya dengan folder.

Misalnya, email Anda berada di folder Promosi, atau bahkan di folder SPAM. Tetapi jika penerima email mau membukanya, maka folder bukan masalah dan itu jadi poin plus untuk Anda yang akan menentukan interaksi selanjutnya.

Lalu pertanyaannya, bagaimana agar email Kita selalu dibuka oleh penerima?

Kuncinya ada di bagian subjek-nya.

Selain menghindari 250+ kata-kata tabu di atas, Anda bisa menggunakan trik berikut ini supaya email Anda dibuka dan dibaca oleh penerima :

• Gunakan personalisasi subjek. Sebut nama penerima email di dalam subjek email Anda.
• Gunakan subjek yang membuat orang penasaran. Paling mudah adalah menggunakan kalimat tanya sebagai subjek email.
• Menggunakan emoji di subjek email Anda. Anda penelitian tentang penggunaan emoji pada subjek email yang bisa Anda baca di sini .
• Gunakan angka. Secara psikologis manusia lebih tertarik dengan angka daripada tulisan.
• Subjek email maksimal 60 karakter. Alasannya supaya subjek email Anda tidak terpotong dan bisa tampil sepenuhnya.
• Angkat isu yang up to date. Apa yang sedang hangat dibicarakan oleh masyarakat tidak ada salahnya Anda membahasnya juga dalam email Anda.

Hal-hal di atas pernah Kami bahas di sini.

Interaksi Lanjutan

Setelah email Anda lolos interaksi awal, yaitu email dibuka dan dibaca, selanjutnya email Anda akan mendapatkan interaksi lanjutan.

Adapun yang termasuk dalam interaksi lanjutan ini antara lain :

• Klik
• Balas
• Mark as not spam.

Klik

Hampir selalu ada link yang bisa di klik di setiap email, baik itu email promosi maupun email transaksi.

Tujuannya cuma satu, yaitu mengarahkan pembaca email menuju halaman lain yang sudah Kita tentukan sebelumnya.

Misalnya, di email penawaran Anda ada link berupa tombol yang mengarah ke landing page.

Tombol tersebut akan menghasilkan interaksi berupa klik yang kemudian ketika diakumulasi akan menghasilkan jumlah klik.

Jumlah klik inilah yang sering menjadi salah satu KPI sebuah kampanye email marketing.

Ketika sudah lolos email dibuka, maka tantangan selanjutnya adalah bagaimana agar pembaca email Anda melakukan klik pada CTA yang sudah ditentukan.

Karena angka open atau email dibuka tinggi, tidak serta merta angka klik nya juga ikut tinggi. Ada banyak kasus yang walaupun angka open rate nya tinggi, tetapi click rate nya sedikit.

Untuk mengatasi hal tersebut, berikut ini ada beberapa trik yang mungkin bisa Anda coba untuk meningkatkan interaksi berupa klik di Gmail :

• CTA yang jelas. Kalau yang Anda inginkan adalah mengklik link, berikan perintah untuk nge-klik.
  Contohnya : Klik Di Sini. Kalau perintah yang Anda inginkan adalah membaca, maka berikan perintah untuk membaca. Contoh : Baca Di Sini.
• Tampil beda dengan formatting text. Tujuannya supaya terlihat beda dengan teks yang lainnya sehingga pembaca tahu dan sadar ada link yang bisa diklik.
• Menggunakan tombol. Ini adalah sebuah cara yang sudah teruji meningkatkan Click Rate hingga 2x lipat.
  Sebelum menggunakan tombol ini, rata-rata Open Rate nya hanya 6-7% saja. Tetapi setelah menggunakan tombol Open Rate naik jadi 14-15 %.

Balas

Di dalam email marketing, setiap email yang dibalas adalah emas.

Kenapa? Karena dengan Anda mendapatkan email balasan, Gmail akan menganggap kalau email Anda adalah email yang penting. Dan itu sudah menjadi bagian dari algoritmanya Gmail dan sistem email lainnya.

Ketika Gmail sudah menganggap bahwa email Anda adalah email yang penting, maka itu akan berdampak pada bagusnya reputasi email Anda. Semakin bagus reputasi email Anda, akan semakin bagus pula tingkat pengiriman emailnya.

Unsubscribe

Interaksi lanjutan berikutnya adalah unsubscribe.

Barangkali unsubscribe ini menjadi ketakutan tersendiri bagi sebagian email marketer.

Bagaimana tidak, sudah capek-capek mengumpulkan email list, tapi ujung-ujungnya banyak yang unsubscribe.

Namun jika Anda tahu sebuah rahasia, maka berapapun yang unsubscribe tidak akan pernah membuat Anda khawatir lagi.

Rahasianya adalah Unsubscribe memang pahit. Tapi sepahit apapun itu, masih jauh lebih baik daripada seseorang menandai email Anda sebagai spam.

Unsubscribe merupakan hal yang wajar dan alami dalam email marketing. Ada yang datang dan harus ada yang pergi.

Dengan pola seperti ini Anda bisa fokus ke orang-orang yang benar-benar tertarik dengan konten Anda. Bahkan Anda pun harus berterima kasih kepada orang-orang yang sudah unsubscribe dari list Anda.

Tingkat unsubscribe dalam email marketing itu tergantung industrinya. Namun batas wajarnya adalah 0,2 % – 0,5% dari total subscribers.

Jadi kalau orang – orang yang unsubscribe dari list Anda masih dalam range itu, Anda masih bisa tenang. Namun kalau lebih dari itu, ada yang salah dengan email marketing Anda dan harus segera melakukan pembenahan.

Frekuensi pengiriman

Hal terakhir yang bisa Anda kendalikan dalam rangka mengirim email promosi ke Gmail adalah frekuensi pengiriman.

Ini tentang berapa kali dalam seminggu Anda mengirimkan email ke subscribers.

Kalau ditanya tentang berapa kali harus mengirim email dalam sepekan, maka tidak ada jawaban pastinya.

Tapi berdasarkan pengalaman Kami dan dari berbagai sumber, idealnya mengirimkan email promosi itu antara 3-4 kali dalam sepekan.

Kalau bisa mengirim email setiap hari, ya itu lebih baik.

Tapi kalau itu mungkin terlalu berat, paling tidak 1x sepekan Anda harus mengirimkan email.

Kuncinya ada pada konsistensi. Seberapa rutin dan konsisten Anda mengirimkan email. Bukan pada seberapa banyak Anda mengirimkan email.

1x sepekan tapi konsisten selama bertahun-tahun itu lebih baik daripada mengirim email promosi ke Gmail setiap hari selama sebulan, tetapi bulan selanjutnya tidak mengirimkan email lagi.

Kemudian pertanyaannya, supaya bisa konsisten bagaimana?

Jawabannya adalah dengan membuat strategi konten email untuk 1 bulan kedepan, 1 semester kedepan, atau lebih baik lagi untuk 1 tahun kedepan.

Anda tinggal membuat tabel, isi dengan subjek email dan garis besar konten emailnya.

Supaya konversi Anda melalui email juga meningkat, selaraskan strategi konten ini dengan penawaran.

Kalau Anda punya akun media sosial seperti Instagram atau TikTok, jangan lupa selaraskan dengan konten lain di channel tersebut.

Sehingga antara konten Anda yang ada di email dengan penawaran atau di media sosial bisa saling terhubung dan selaras.

Email masuk spam – menurut siapa?

Walaupun Anda sudah menjalankan semua hal di atas, itu tidak menjamin email Anda tidak masuk spam.

Hal ini dikarenakan Gmail itu sangat subjektif. Email Anda akan masuk ke folder Primary, Promotion, Update atau SPAM tergantung banyak hal, salah satunya ya bagaimana interaksi email Anda dengan penerima email.

Email di Anda bisa masuk di Primary, email di teman Anda bisa jadi masuk ke Spam.

Misalnya begini, Anda mengirim email promosi ke Gmail ke 10 penerima. Dari 10 itu ternyata yang masuk SPAM ada 3, masuk Primary ada 5 dan yang 2 masuk Promotion.

Setelah dilakukan investigasi ternyata yang 3 masuk Spam itu jarang berinteraksi dengan email Anda, mulai dari membuka email, klik link atau bahkan membalas email Anda.

Sedangkan yang masuk Primary, mereka sering membuka email dan sering membalas email promisi yang Anda kirimkan.

Sehingga email yang sudah Kita kirimkan tidak bisa menjadi acuan apakah nanti 100% masuk ke Primary atau 100% masuk ke Spam.

Akan selalu ada irisan diantara keduanya atau diantara folder-folder lain di Gmail.

Masalah yang Sering Terjadi Dilapangan.

Dalam email marketing, waktu adalah bagian dari bahan baku utama yang akan mempengaruhi baik atau tidaknya pengiriman email Anda ke Gmail. Tanpa waktu yang cukup, akan sangat menantang email Kita bisa diterima dengan baik oleh Gmail.

Gmail dan sejenisnya membutuhkan waktu untuk mempelajari dan menentukan apakah email yang Kita memang sebenarnya bukan email spam, seperti yang Anda inginkan. Terutama jika domain Anda baru, atau Anda belum pernah sama sekali mengirim email promosi ke Gmail sebelumnya dalam skala besar.

Namun, kebanyakan orang hanya menilai pengiriman email mereka yang pertama dan kebetulan masuk spam. Padahal mungkin hanya membutuhkan waktu yang cukup untuk Gmail untuk yakin bahwa email yang Anda kirimkan bukanlah spam, dan memindahkan email Kita ke inbox lain.

Lagi, masuk spam dalam email marketing bukanlah hal yang mutlak dan permanen. Sebaliknya, email masuk inbox juga bukan hal yang mutlak dan permanen.

Setiap email bisa saja mengalami hal yang berbeda-beda tergantung dari hubungan dan interaksi Kita ke penerima email tersebut.

SPAM Bukanlah Kiamat

Kami memiliki bukti nyata di KIRIM.EMAIL bahwa email yang masuk ke SPAM juga dibalas. Dan bahkan email yang masuk ke SPAM juga menghasilkan penjualan.

Jangan lupa bahwa: Banyak orang harus membuka folder SPAM untuk menghapus email didalamnya.

Alasannya bisa jadi untuk membebaskan kapasitas penyimpanan, atau memeriksa email dari teman atau koleganya yang lain apakah ada di SPAM atau tidak. Dan disitulah seseorang bisa menemukan email Anda.

Intinya, SPAM bukan akhir dari email Anda, mungkin ada sedikit penundaan dari ekspektasi Anda (lagi, masalah waktu), tapi email itu masih bisa menimbulkan interaksi, bahkan penjualan.

Bagaimana caranya?

Kirimkan ke Manusia

Dibalik semua algoritma, label, dan filter di Gmail, pada akhirnya ada manusia biasa yang membaca email dari Kita. Ia bernafas sama seperti Anda, ia punya hal lain yang harus ia kerjakan, sama seperti Anda. Ia juga tidak mau baca email yang membosankan, lagi, sama seperti Anda.

Karenanya tulislah seperti Anda menulis email ke teman dekat Anda, kepada keluarga Anda yang mungkin tinggal jauh, intinya tulislah hati ke hati. Seperti Anda menulis ke satu orang.

Sejauh ini, strategi memanusiakan manusia adalah strategi email marketing paling berhasil yang pernah Kami jalankan.

Jangan buang waktu pembaca email Anda. Tulis email yang bagus, tulis email yang walaupun Anda jualan, pembaca email Anda senang menerima email dari Anda.

Selamat mengirimkan email.