Catatan: Tulisan ini berasal dari dokumen internal di KIRIM.EMAIL. Saya mempublikasi ke publik beberapa kode etik didalam KIRIM.EMAIL yang Kami sebut dengan: Fundamental Operasional, atau FO. Anda bisa membaca FO yang lain di sini.

Bismillah…

Dalam setiap pekerjaan ada hasil yang ingin dicapai. Dan dalam usaha mencapai hasil tersebut, biasanya dibutuhkan peralatan. Namanya peralatan yang mayoritas buatan manusia, akan memiliki potensi alat tersebut gagal digunakan.

”Anything that can go wrong, will go wrong”.
Murphy’s Law

Bisa jadi kegagalan alat tersebut kecil, sehingga murah dan mudah untuk diganti. Bisa jadi kegagalannya besar, sehingga harus mengeluarkan biaya besar.

Tapi, besar kecilnya tingkat kegagalan tersebut sangat dipengaruhi oleh waktu, atau kapan sesuatu tersebut digunakan. Kegagalan kecil di waktu yang penting bisa berarti bencana.

Jika sepeda kita putus rantai tersebut gagal saat kita sedang latihan, maka urgensi untuk segera mengganti rantai tersebut tidak tinggi. Kita tinggal berhenti latihan, beli rantai penggantinya secara online, dan tunggu barangnya datang. Selesai. Tidak penting barangnya tiba 2 atau 3 hari lagi.

Namun saat rantai sepeda kita rusak di waktu perlombaan penting, maka alat rantai sepeda harus bisa diganti saat itu juga. Atau kita tidak akan mencapai garis finish, atau malah bisa gagal ikut perlombaan sama sekali. Urgensinya jadi sangat tinggi. Menunggu 2-3 menit saja tidak bisa, apalagi 2-3 hari.

Kegagalan yang sama: putus rantai, di waktu berbeda, menghasilkan urgensi berbeda. Artinya kegagalan kecil pun bisa berakibat bencana kalau terjadi di waktu yang genting.

Kita tidak bisa memprediksi kapan sesuatu itu rusak. Dan lebih parah lagi, kita tidak bisa memprediksi kapan waktu genting itu datang.

Untuk mengantisipasi ini, kita menggunakan prinsip:

Two is one. One is none.

Dua adalah satu. Satu adalah tiada.

Ini prinsip yang digunakan di militer. Dalam perang, senjata utama bisa saja gagal. Karenanya tentara punya senjata cadangan, dan malah senjata cadangannya punya senjata cadangan lagi.

Jadi, dua senjata adalah satu senjata, satu senjata = tidak ada senjata.

Artinya, sebaiknya kita mempersiapkan peralatan cadangan, dimana saat waktu genting datang dan peralatan kita tidak berfungsi, maka kita punya cadangan.

Dalam KIRIM.EMAIL, “alat” atau “peralatan” bisa berarti banyak hal, tapi kata alat di sini digunakan untuk mempermudah pemahaman.

KRITERIA

Kriteria cadangan yang baik:

Bisa mendapatkan hasil kerja atau outcome yang relatif sama dengan alat utama.
Bisa menggantikan semua atau sebagian besar fungsi alat utama.
Bisa digunakan sekarang. Tidak perlu peralatan tambahan, tidak perlu kurva belajar. Langsung bisa digunakan.
Bisa disimpan dalam waktu yang lama.
Ada di lokasi yang sama dengan alat utama.

Berdasarkan prioritas, maka yang harus memiliki cadangan di KIRIM.EMAIL adalah:

Komputer desktop atau laptop.
Jaringan internet.
Alat komunikasi.
File pendukung pekerjaan.

Urutannya sesuai dengan di atas.

Perhatikan bahwa diatas tidak dibahas backup seperti server, source code, dan dokumen perusahaan, ini dikarenakan ketiganya memang sudah di backup secara rutin, dan bukan sesuatu yang langsung berinteraksi dengan Kita dalam konteks pekerjaan/ operasional harian.

Kita tidak menggunakan dokumen perusahaan seperti NPWP secara harian saat berinteraksi dengan pekerjaan Kita, tapi hampir pasti Kita menggunakan jaringan internet.

Yang juga tidak dibahas adalah sumber energi seperti listrik. Asumsinya adalah kita saat ini sudah memiliki energi cadangan dari: Baterai laptop, powerbank, atau mungkin genset.

WAKTU YANG PENTING

Jangan lupa, besar kecilnya kegagalan sangat dipengaruhi oleh waktu dimana peralatan itu digunakan.

Salah satu contoh kasus terbaik adalah saat presentasi dengan calon klien.

Umumnya, dibutuhkan waktu beberapa hari dari mulai pertemuan awal sampai meeting dan presentasi. Umumnya juga, klien memiliki kegiatan lain selain melihat presentasi kita, sehingga waktu yang sudah diberikan ke kita harus dimanfaatkan dengan baik. Dan kuncinya ada di persiapan yang matang.

Kita ambil satu kasus, Hasbi akan mengadakan demo aplikasi KIRIM.EMAIL dengan calon klien potensial besok. Berdasarkan prinsip diatas, maka yang harus Hasbi persiapkan adalah:

Laptop untuk video call dan presentasi ke client. Cadangannya: Laptop lain, tablet, smartphone.
Jaringan internet. Cadangannya: Mifi atau tethering dari smartphone.
Alat komunikasi: Zoom. Cadangannya: Persiapkan Google Meet, Jitsi, Whereby, dan aplikasi video lain yang memungkinkan untuk demo.
- Link cadangannya sudah harus siap, tinggal kita kirim ke calon client.
File pendukung lain:
- Akun Demo KIRIM.EMAIL.
- Slide berisi screenshot aplikasi andaikata aplikasi KIRIM.EMAIL tidak bisa diakses. Jadi presentasi menggunakan slide.
- Rekaman presentasi yang sudah di upload ke YouTube (unlisted) andaikata demo tidak bisa dilakukan secara LIVE. Jadi tinggal kirim link nya ke calon client.

Tentu saja, seringnya, dalam demo/ presentasi yang lancar, maka semua cadangan itu tidak akan dibutuhkan. Tapi lebih baik dipersiapkan tapi tidak digunakan daripada tidak bisa digunakan saat dibutuhkan.

Kondisi lain yang waktunya mirip seperti diatas adalah: webinar, diskusi teknis dengan partner, evaluasi dengan client, dll.

Client dan partner Kita mempercayakan kita dengan waktu mereka. Dan antisipasi seperti di atas adalah salah satu cara menghargai waktu yang diberikan itu. Persiapan ini adalah hak mereka.

Referensi lain dengarkan: KEPO #93.

Itulah salah satu FO yang bisa saya bagikan untuk saat ini. Prinsip utama kami, atau motto dalam bekerja adalah:

Bekerjalah dari tempat yang membuatmu bahagia.

Jika Anda ingin mempelajari bagaimana membangun budaya perusahaan, terutama untuk tim yang bekerja dari lokasi yang tidak sama dengan Anda, yuk ketemu dengan saya di Kelas Remote yang akan diadakan secara offline di Jogja.

Detailnya di sini :