Pada dasarnya tidak ada panduan baku dalam membuat dan menulis email bisnis. Anda boleh menulis email dengan cara apapun selama itu untuk berkomunikasi ke supplier, investor, pelanggan, rekan bisnis dan lain sebagainya.
Hanya saja untuk menjadikan email bisnis yang Anda kirim itu lebih baik dan terkesan profesional Anda tidak bisa asal-asalan dalam membuat atau menulis email bisnis.
Ada banyak hal yang harus Anda perhatikan dalam menulis email bisnis ini. Karena Anda membawa nama baik dan reputasi bisnis Anda. Kalau menulis email bisnisnya asal-asalan yang terjadi adalah citra baik dari bisnis Anda bisa tercoreng gara-gara email yang Anda kirimkan.
5 Tips Menulis Email Bisnis
Tentunya Anda tidak ingin mengalami hal seperti itu kan? Maka dari itu kami ada beberapa tips untuk Anda dalam menulis email bisnis. Ini bisa langsung Anda praktekkan segera setelah selesai membaca tulisan ini. Dan hasilnya pun mungkin bisa langsung Anda dapatkan setelah mempraktekkannya.
[1] Tulis Dengan Percakapan
Email adalah media komunikasi dua arah. Dan sudah seharusnya ada interaksi antara pengirim dan penerima email. Fikry Fatullah, founder KIRIM.EMAIL di berbagai kesempatan sering menyampaikan bahwa menulis email itu seperti ngobrol dengan satu orang biarpun yang menerima email yang Anda kirim ada banyak.
Menulis email bisnis dengan percakapan ini akan membuat penerima email seolah-olah hanya dia saja yang menerima email tersebut.
Namun pada kenyataannya, sangat sedikit email marketer yang menulis email bisnisnya dengan cara seperti ini. Mereka menulis email seperti menulis sebuah makalah. Panjang dan lebar tanpa memberikan kesempatan mengobrol dengan penerima emailnya. Maka dari itu mulai sekarang sebisa mungkin dalam menulis email bisnis ajak ngobrol subscribers dan penerima email Anda.
[2] Menyebut Namanya
Dengan menyebut nama penerima email yang Anda tulis bisa membuat email bisnis yang Anda kirimkan menjadi lebih baik. Pasalnya hal tersebut bisa menimbulkan perasaan dihargai, dekat dan merasa penting.
Namun salah satu kendala dalam menyebutkan nama ini adalah Anda tidak tahu nama penerima emailnya. Jangan khawatir, karena Anda bisa mengganti nama tersebut dengan kata “Anda”, “Bapak” atau “Ibu”.
Ini adalah tentang adab. Dan untuk belajar masalah adab dalam bisnis Anda bisa mendengarkan salah satu episode KEPO-KIRIM.EMAIL Podcast yang berjudul Dasar-Dasar Adab Dalam Bisnis di sini.
[3] Jelas dan Ringkas
Tips menulis email bisnis berikutnya adalah jelas dan ringkas. Terkadang banyak diantara para email marketer yang jago copywriting menulis email bisnis cukup panjang.
Memang tidak salah hal seperti itu, tetapi yang perlu kita ingat bahwa email itu bukan buku atau blog. Sehingga alangkah baik dan bijaknya apabila dalam menulis email bisnis itu seringkas mungkin tetapi jelas pesan yang ingin kita sampaikan.
Copywriting dalam email itu boleh-boleh saja tetapi menyampaikannya dalam bentuk yang ringkas dan jelas mungkin itu lebih baik.
[4] Mengirim Email Follow Up
Dalam prakteknya terkadang email bisnis yang Anda kirimkan tidak langsung mendapatkan respon berupa balasan atau klik dari penerima email. Mungkin mereka sedang sibuk sehingga belum sempat atau bahkan lupa untuk membalas email Anda.
Maka dari itu Anda perlu mengirimkan email follow up atau email tindak lanjut untuk memverifikasi bahwa email pertama Anda telah mereka terima dan apakah mereka memiliki pertanyaan untuk Anda atau tidak.
[5] Aktif Menanggapi Email Balasan Yang Masuk
Mungkin ini yang jarang sekali dilakukan oleh sebagian email marketer di Indonesia. Dan semoga Anda yang membaca ini tidak termasuk di dalamnya.
Dari point 1 hingga 4 kita secara aktif mengirimkan email. Dan pada poin yang terakhir ini merupakan penyeimbangnya yaitu secara aktif menanggapi email balasan yang masuk.
Dengan membalas email balasan dari mereka memberikan kesan bahwa antara penerima email dan pengirim email posisinya sama atau sejajar. Kalau kita terus-terusan mengirimkan email tanpa mau membalas email balasan dari mereka yang menerima email kita, itu kesannya posisi mereka lebih rendah dari posisi kita.
Padahal di era digital marketing seperti sekarang ini posisi antara penjual dengan pembeli itu sama, posisi pengirim email bisnis dengan penerimanya juga sama.
Itulah 5 tips dalam menulis email bisnis ini. Jika ada pertanyaan, saran, masukan atau tanggapan, silakan sampaikan melalui kolom komentar di bawah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan sampai bertemu pada artikel berikutnya.
Mengawali karir sebagai Content Writer dan saat ini dipercaya sebagai SEO Specialist merangkap SEO Content Editor di KIRIM.EMAIL.
Selain SEO Saya juga punya keahlian di bidang lain seperti bisnis & manajemen, email marketing, pembuatan website dan landing page hingga copywriting.
Untuk berkomunikasi dengan Saya silakan kirimkan email ke [email protected].