Bagaimana Membangun Komunikasi Dengan Pelanggan Melalui Email

Bagaimana Membangun Komunikasi Dengan Pelanggan Melalui Email

Pada halaman ini kami akan membahas beberapa hal terkait topik bagaimana membangun komunikasi dengan pelanggan melalui email. Pembahasan ini cukup penting karena komunikasi dengan pelanggan itu merupakan salah satu kunci sukses dalam pemasaran.

Jika komunikasi dengan pelanggan tepat maka akan berujung pada peningkatan penjualan. Begitu juga sebaliknya, jika komunikasinya tidak tepat bukan penjualan yang akan didapat melainkan pelanggan malah kabur.

Dan email menjadi salah satu saluran yang cukup efektif untuk membangun komunikasi ini. Selain bisa mengirimkan pesan ke banyak pelanggan dalam waktu simgkat, email juga bisa untuk melakukan komunikasi 2 arah antara penjual/ pemasar dengan para pelanggannya.

Supaya lebih mudah dalam memahami topik membangun komunikasi dengan pelanggan ini, kami membaginya menjadi 2 topik yang diantaranya :

  1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi pelanggan
  2. Bagaimana membangun komunikasi dengan pelanggan melalui email.

[1] Apa yang dimaksud dengan komunikasi pelanggan

Di bagian yang pertama ini ijinkan kami membahas tentang pengertian komunikasi pelanggan. Komunikasi pelanggan terdiri dari 2 kata yaitu komunikasi dan pelanggan.

Komunikasi adalah suatu kegiatan menyampaikan informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain. Informasi di sini bisa berupa ide, gagasan, pesan dalam bentuk teks (tulisan), gambar, audio (lisan) maupun video. Sedangkan yang dimaksud pihak bisa berupa perorangan, organisasi atau instansi dan juga kelompok masyarakat.

Pelanggan adalah pembeli yang telah melakukan pembelian secara berulang-ulang. Jadi ketika ada orang yang melakukan pembelian hanya 1x itu bukan pelanggan. Dalam sebuah bisnis pelanggan tidak datang dalam satu malam. Butuh waktu dan proses yang cukup panjang untuk membuat pelanggan datang kembali.

Berdasarkan dua pengertian diatas bisa kita simpulkan bahwa komunikasi pelanggan adalah suatu aktivitas menyampaikan informasi dari penjual/ pemasar ke pelanggan dalam rangka menjaga hubungan yang telah terjalin. JIka hubungan tetap terjalin maka pelanggan bisa terus melakukan pembelian sehingga dampaknya penjualan menjadi meningkat.

[2]Bagaimana membangun komunikasi dengan pelanggan melalui email

Pada bagian yang kedua ini, yaitu tentang bagaimana membangun komunikasi dengan pelanggan melalui email ini kami bagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi. Diantaranya :

  1. Berlangganan layanan email marketing
  2. Memasukkan alamat email pelanggan ke list email atau database email
  3. Kirimkan pesan ke pelanggan secara berkala
  4. Pisahkan list email dengan fitur segmentasi
  5. Gunakan automation

[2.1] Berlangganan layanan email marketing

Untuk bisa membangun komunikasi dengan pelanggan melalui email, syarat pertama yang harus Anda lakukan adalah berlangganan layanan email marketing. Sebenarnya tanpa ini pun Anda masih bisa berkomunikasi dengan pelanggan melalui email.

Hanya saja email pada umumnya mempunyai keterbatasan dari segi jumlah penerima email. Selain itu jika tetap dipaksakan maka kemungkinan besar email Anda akan ditandai sebagai spam oleh sistem. Jika sudah dianggap spam, maka komunikasi dengan pelanggan yang sedang Anda bangun tidak akan efektif. Karena email yang Anda kirimkan tidak akan dibaca oleh pelanggan Anda.

Maka dari itu, Anda butuh untuk berlangganan layanan email marketing. Dengan layanan ini Anda bisa mengirimkan email ke semua pelanggan Anda tanpa rasa khawatir email Anda ditandai sebagai spam.

Di dunia ini ada banyak sekali penyedia layanan email marketing. Salah satunya adalah KIRIM.EMAIL. Dengan berlangganan layanan email marketing di KIRIM.EMAIL Anda bisa mengirimkan email ke semua pelanggan Anda mulai dari Rp3.300 per hari.

[2.2] Memasukkan alamat email pelanggan ke list email atau database email

Setelah Anda berlangganan layanan email marketing, langkah selanjutnya untuk bisa berkomunikasi dengan pelanggan melalui email adalah dengan memasukkan alamat email semua pelanggan Anda ke dalam list email.

List email adakah sebuah wadah yang berfungsi untuk menyimpan semua alamat email yang Anda miliki termasuk alamat email dari pelanggan Anda. Jika Anda belum mempunyai list Anda bisa mengumpulkan alamat email dari semua pelanggan Anda. Cara ini sering disebut dengan istilah list building.

Pada website ini kami mempunyai banyak sekali tulisan tentang list building. Mulai dari strategi, pengertian hingga cara membangun database email (list building). Untuk melihat dan mempelajari list building Anda bisa mengaksesnya di sini. 

Namun jika Anda sudah punya data alamat email dari semua pelanggan, Anda bisa langsung mengimportnya ke dalam sistem layanan email marketing. Di KIRIM.EMAIL ada 2 cara yang bisa Anda lakukan untuk melakukan import.

Cara yang pertama adalah menggunakan file csv. Untuk tutorialnya bisa Anda lihat pada artikel yang berjudul Membuat File CSV Dari Microsoft ExcelSedangkan cara yang kedua, Anda bisa mengcopy semua data pelanggan Anda ke Google Sheets, kemudian mengintegrasikannya ke layanan dari KIRIM.EMAIL. Untuk mengetahui bagaiamana cara mengintegrasikan Google Sheets dengan KIRIM.EMAIL bisa Anda akses di sini.

[2.3] Kirimkan pesan ke pelanggan secara berkala

Setelah Anda berlangganan layanan email marketing dan melakukan list building, langkah selanjutnya adalah dengan mengirimkan pesan atau email ke pelanggan secara berkala.

Bagian ini adalah bagian terpenting dari topik bagaimana membangun komunikasi dengan pelanggan melalui email. Kuncinya ada pada konten dan frekuensi pengiriman email.

Untuk konten Anda sebenarnya bisa mengirimkan konten apapun ke semua pelanggan Anda. Baik itu konten yang isinya penawaran produk ataupun sekedar say hello saja. Lebih lanjut mengenai konten ini bisa Anda baca artikel kami yang berjudul 7 Ide Konten Email Marketing Yang Menarik Dan Cocok Untuk Yang Baru Mulai Email Marketing.

Sedangkan untuk frekuensi pengiriman email, semakin sering Anda mengirimkan email dan mengajak pelanggan Anda untuk memberikan feedback (membalas email Anda), maka komunikasinya akan semakin bagus. Namun terlalu sering mengirimkan email juga punya dampak buruk, terlebih jika email yang Anda kirimkan isinya promosi semuanya.

Lalu kira-kira berapakah frekuensi pengiriman email yang ideal? Jawabannya bisa Anda dapatkan pada artikel yang berjudul Seberapa Sering Anda Harus Mengirim Email?.

[2.4] Pisahkan list email dengan fitur segmentasi

Setelah Anda secara rutin mengirimkan email ke pelanggan Anda secara rutin, maka akan kelihatan siapa saja yang sering membuka email Anda dan siapa saja yang mengabaikannya. Hal seperti ini tidak bisa dibiarkan begitu saja. Alasannya karena hanya akan membuat biaya berlangganan email marketing Anda membengkak. List terus bertambah tetapi kualitasnya kurang bagus.

Lebih baik isi list email nya sedikit tetapi berkualitas, daripada banyak tetapi jarang yang buka email.

Maka dari itu Anda perlu melakukan segmentasi. Tujuannya untuk membedakan pelanggan yang aktif dan pelanggan yang tidak aktif. Yang aktif biarkan tetap bertahan dalam list kita, sedangkan yang tidak aktif perlu kita hapus. Tujuannya untuk menjaga agar kualitas list tetap bagus.

[2.5] Gunakan automation

Setelah semua langkah diatas Anda lakukan untuk membangun komunikasi dengan pelanggan, selanjutnya adalah menggunakan automation. Artinya pekerjaan yang Anda lakukan di atas pada dasarnya adalah sebuah perulangan yang dilakukan terus menerus.

Sedangkan waktu Anda terbatas. Maka dari itu Anda butuh sebuah fitur automation untuk melakukan pekerjaan berulang tersebut supaya Anda bisa melakukan pekerjaan yang lainnya. Untuk fitur automation ini di KIRIM.EMAIL juga ada fasilitasnya. Untuk mempelajari bagaimana cara kerjanya Anda bisa mengaksesnya di sini.

Itulah pembahasan kami mengenai bagaimana membangun komunikasi dengan pelanggan melalui email. Terima kasih atas perhatian Anda dan sampai bertemu di artikel berikutnya.

Facebook Comments