Bismilllah….

Demi menjaga kenyamanan dan kualitas layanan KIRIM.EMAIL, kami akan menerapkan kebijakan baru untuk merespon ketidakaktifan subscriber dari pada user KIRIM.EMAIL.

Kebijakan tersebut kami namakan “Sunset Policy”, seperti namanya yang menunjukkan aktivitas email seorang subscriber yang sudah mulai meredup dan menunjukkan ketidakaktifannya.

Dititik ini kebijakan ini akan mulai bekerja untuk merespon dan mencegah potensi masalah yang bisa terjadi.

Tidak Ada Alamat Email yang Abadi

Kita mungkin saja sudah membangun database email selama puluhan tahun, ada yang mungkin sudah berumur 5 tahun, 7 tahun, bahkan 10 tahun lebih.

Dan kita mungkin masih menganggap alamat email yang sudah berumur itu masih aktif dan masih digunakan oleh pemiliknya untuk berkomunikasi dengan email.

Tapi mungkin saja hal itu kurang tepat, alamat email tidak selamanya digunakan oleh pemiliknya. Ada saja alamat email yang ditinggalkan karena beberapa alasan, bisa karena lupa, karena sudah tidak bekerja lagi disana, bisnisnya sudah tutup, dan sebagainya.

Disini email provider sendiri seperti Gmail juga akan mengambil tindakan khusus untuk mengatasi alamat email terbengkalai ini.

Kurang lebih seperti ini yang akan dilakukan oleh email provider:

Nah itu adalah dari sisi email provider atau email hosting, dan kami dari sisi email marketing sendiri yang akan menjadi mesin pengirim email blast Anda juga akan melakukan tindakan untuk merespon ketidakaktifan ini.

Kurang lebih prosesnya bisa Anda pelajari dari diagram dibawah ini.

Secara singkat, sistem KIRIM.EMAIL akan secara proaktif mengkonfirmasi subscriber Anda yang menunjukkan tanda ketidakaktifan, apakah mereka masih ingin mendapatkan email Anda atau tidak?

Apa Potensi Masalah dari Email Subscriber yang Tidak Aktif?

Terus kenapa kami sangat concern dengan masalah subscriber yang tidak aktif ini?

Tentu, ada potensi masalah yang kami khawatirkan dan kami cegah agar tidak terjadi.

Masalah itu adalah SPAM.

Ketika database kita terlalu banyak email yang tidak aktif dan kita masih tetap mengirimkan ke mereka dan tidak dibuka karena sudah tidak aktif lagi.

Email Provider seperti Gmail akan mendeteksi hal ini dan membuat reputasi pengiriman kita dimata email provider semakin buruk dan memburuk seiring email blast kita terus dikirim.

Reputasi pengiriman yang buruk akan berpotensi berpengaruh juga ke berbagai hal seperti reputasi domain di search engine dan sebagainya.

Karena Inilah Sunset Policy ada.

Tapi Bagaimana Sunset Policy Akan Bekerja?

Secara garis besar telah kami jelaskan pada diagram diawal, akan ada beberapa tahapan atau periode yang akan terjadi.

1. Periode Observasi.

Sistem KIRIM.EMAIL akan melakukan observasi aktivitas subscriber selama 9 bulan terakhir, aktivitas apa yang akan diobservasi seperti open, click, interaksi dengan formulir atau landing page yang dibuat di KIRIM.EMAIL.

2. Cross-Check Data.

Selain melakukan observasi aktivitas subscriber di user bersangkutan, sistem juga akan melakukan cross-check data di user-user KIRIM.EMAIL lainnya untuk memvalidasi aktivitas seorang subscriber.

3. Proses Re-engagement.

Setelah sistem menilai aktivitas subscriber ternyata rendah, sistem akan mengirimkan email konfirmasi otomatis untuk meminta subscriber tersebut mengkonfirmasi bahwa mereka masih ingin mendapatkan email dari user.

Email konfirmasi ini akan dikirimkan beberapa kali untuk memperbesar kemungkinan subscriber membaca dan mengkonfirmasi kembali.

Setelah mereka mengkonfirmasi, mereka akan masuk kembali ke list seperti biasa. Sedangkan jika sampai terakhir tidak ada konfirmasi, mereka akan masuk ke tahapan selanjutnya.

4. Proses Karantina

Jika tidak ada konfirmasi sampai proses reengagement berakhir, subscriber tersebut akan masuk ke proses karantina.

Subscriber yang masuk ke daftar karantina tidak akan menerima email blast dari Anda sampai mereka mengkonfirmasi kembali kebersediaannya untuk mendapatkan email dari Anda.

Anda bisa melakukan hal ini dengan mengirim email konfirmasi manual ke subscriber tersebut untuk mengkonfirmasi kembali.

Apakah Seluruh List Saya Akan Melalui Proses Ini?

Tidak, tidak semua list akan melewati seluruh proses Sunset Policy secara utuh. Tergantung dari bagaimana cara pengumpulan datanya.

1. Import dan Single Opt-in

Untuk subscriber yang datang dari kedua metode pengumpulan data ini, jika terindikasi tidak aktif mereka akan melewati seluruh proses sunset Policy. 

Kenapa? Karena subscriber yang datang dari metode ini rawan mendapatkan subscriber yang kualitasnya rawan menurun.

2. Double Opt-in dan Magic Opti-in

Untuk subscriber yang datang dari kedua metode ini tidak akan melewati proses Sunset Policy. Karena subscriber dari kedua metode ini dianggap lebih berkualitas karena ada proses konfirmasi dari saat proses subscribe melalui form.

Jadi ini artinya data subscriber akan menurun?

Ya dan tidak.

Secara prinsip, kami tidak membuang subscriber Anda yang terkena sunset policy, karena data tersebut 100% milik Anda.

Anda masih bisa mengakses dan mengexport data Anda untuk mungkin dihubungi secara manual.

Namun, kami akan membatasi pengiriman ke email blast kepada subscriber yang masuk dalam daftar karantina ini.

Disisi lain, artinya Anda juga lebih menghemat biaya berlangganan email marketing Anda karena subscriber yang benar-benar tidak pernah berinteraksi dengan Anda.

Karena di KIRIM.EMAIL Anda sendiri bisa melakukan downgrade layanan jika hal ini terjadi.

Scale down Anda bisa dibilang akan semudah dengan scale up Anda nantinya.

Pada Akhirnya Akan Kembali ke Anda

Jika kita analogikan, Email marketing sendiri seperti permainan tim.

Harus ada teamwork dari seluruh pihak, dari Anda, Subscriber, dan kami KIRIM.EMAIL.

Sunset Policy ini hadir sebagai inisiatif kami untuk mempermudah proses teamwork ini dengan proses re-engagement. 

Tapi semua kembali lagi kepada Anda, karena salah satu cara yang cukup efektif untuk menjaga kualitas subscriber Anda tetap aktif dan berinteraksi melalui email dengan Anda.

Semoga Sunset Policy ini akan memberikan manfaat yang besar terutama untuk Anda.

Seperti biasa, jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin berdiskusi lebih lanjut. Silakan hubungi tim support kami di [email protected].

Terima kasih

-Fikry