Fikry Fatullah senang bukan main. Tahun ini, perusahaannya berhasil menghemat sekitar Rp 90 juta untuk biaya sewa kantor. Itu terjadi, sejak Maret lalu, bos perusahaan pemasaran surat elektronik KIRIM.EMAIL itu mengandalkan “Workplace” yang dibuat oleh Facebook untuk berkomunikasi dengan rekan kerjanya yang tersebar di delapan kota di Indonesia.
Padahal, semula dia berencana menyewa satu kantor di tengah Bandung untuk ruang kerja para karyawan. Tapi mereka ogah pindah ke Bandung. Tim programmer, yang bekerja mulai pukul 09.00 malam, juga tidak mau keluar dari Yogyakarta. Begitu juga bagian lainnya.
Tidak ada pilihan lain, dia kemudian memutuskan menjalankan bisnis tanpa kantor konvensional. Gantinya, dia mengoptimalkan Workplace sebagai “kantor” maya untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan karyawannya. Semua pembicaraan dilakukan lewat aplikasi, dan bila sangat penting dan mendadak, baru melalui telepon.
Sebanyak 13 karyawan berkomunikasi dengan aplikasi tersebut. Jam kerja tetap 40 jam per pekan yang berlaku fleksibel. Ada yang mulai kerja setelah subuh. Ada pula yang kerja mulai pukul 9 pagi sampai pukul 12, lalu dilanjutkan malam harinya.
“Orientasi kami adalah hasil. Bakat mereka lebih berkembang daripada harus kerja di kantor dan sesuai dengan jam kantor. Belum lagi terkena macet di jalan,” kata pria 33 tahun yang tinggal di Bandung ini, kemarin.
Lewat Workplace, dia menerapkan asycrhronous communication, komunikasi yang tidak singkron. Artinya ketika komunikasi dimulai tidak harus direspon saat itu juga. Jawaban dan respon tidak datang seketika., tapi bisa dijawab beberapa jam setelah mereka selesai bekerja atau saat ada jeda dari pekerjaan. “Interupsi di tengah pekerjaan merupakan pembunuh kreativitas dan produktivitas,” ujarnya.
Dengan sistem kerja remote, dia ingin melepas sistem kantoran yang merupakan warisan revolusi industri. Pada saat bersamaan berkesperimen dengan sistem kantor di era digital.
Sebelumnya, Fikry yang memulai perusahaanya dua tahun lalu, memakai grup chat di telegram, Line dan Slack untuk mengkoordinasikan bisnisnya. “Ternyata grup itu membuat kami di dalam posisi fear of missing out (takut ketinggalan hal-hal baru)”, ujarnya. Sejak itu, mereka mengindari grup chat yang dianggap sebagai tidak produktif itu.
Menurut dia, Workplace merupakan cara komunikasi yang sempurna bagi tim nya karena bebas gangguan. Ceppat dan menawarkan semua hal yang dibutuhkan oleh usuha kecil untuk terhubung dengan karyawan secara lebih baik.
“Dengan Workplace, tidak dibutuhkan lagi proses pembelajaran, karena kebanyakan orang-orang sudah mengenali fitur yang tersedia karena mirp apa yang ada di Messaging dan Groups facebook.” Kata dia.
Pekan lalu, Facebook membeberkan beberapa perusahaan di Indonesia yang sudah memakai Workplace untuk berbagi informasi dan berkomunikasi di internal perusahaan. Selain kelas startup. Axa Mandiri dan Godrej Indonesia (Perusahaan pewarna rambut dan sabun mandi) juga menggunakan platform Facebook untuk perusahaan tersebut.
Menurut Country Director Facebook Indonesia Sri Widowati, sejak diluncurkan tahun lalu “Workplace by Facebook” telah diadopsi oelh lebih dari 14 ribu perusahaan lintas benua termasuk Antartika. Pada waktu yang bersamaan, lebih dari 400 ribu grup telah dibuat untuk tujuan kolaborasi antarbisnis.
Adopsi Workplace, menurut dia, telah memenuhi kebutuhan organisasi saat ini yang kebanyakan multiplatform dan strukturnya semakin menjadi digital. Iklim perusahaan yang seperti itu membutuhkan platform umum dengan sistem terintegrasi untuk komunikasi internal.
Aplikasi ini dibuat berdasarkan fitur Facebook yang sudah dikenal oleh 2 milliar orang di seluruh dunia dengan kemudahan akses. Workplace memperluas tujuan Facebook untuk menghubungkan orang-orang dengan pekerjaan mereka. Akun Workplace berbeda dengan akun Facebook. Bila akun Facebook menggunakan email umum seperti Gmail atau Yahoo, akun Workplace hanya bisa digunakan oleh email kantor.
Workplace juga dibuat untuk memenuhi kebutuhan komunikasi internal organisasi saat ini yang semakin mobile dan digital.
Memperkenalkan Workplace, Sri Widowati, mengatakan tenaga kerja di Indonesia kini semakin mobile, Workplace by Facebook membantu menghubungkan para karyawan yang jarang berinteraksi dengan email dan membangu budaya keterbukaan dan kolaborasi internal yang semakin kuat.
Itu yang terjadi di Godrej Indonesia. Menurut Wahyu Radita, HR Engagement and Communication Head Godrej Indonesia, Workplace telah merubtuhkan batasan lokasi, bahasa bahkan hierarki, mengingat terdapat lebih dari 1000 karyawan diperusahaanya d seluruh Indonesia terhubung dengan palt form ini dan memanfaat kan fitur-fitur seperti Live Video dan Grup.
“Dengan Workplace. Kami berharap dapat terus berinteraksi dengan para karyawan untuk berbagi informasi mengenai bisnis, praktik terbaik, peluncuran brand, pencapaian dan berbagai proses bisnis yang kami lakukan dengan jauh lebih efisien.
Lalu berapa harga yang harus dibayar untuk Workplace Premium? Untuk seribu pengguna aktif setiap bulan harus membayar US$ 3 per pengguna. Harganya menjadi lebih murah US$ 2 untuk 9.000 pengguna berikutnya yang aktif setiap bulan. Facebook memberikan premium gratis untuk organisasi non profit dan staf dari lembaga pendidikan.
Mengawali karir sebagai Content Writer dan saat ini dipercaya sebagai SEO Specialist merangkap SEO Content Editor di KIRIM.EMAIL.
Selain SEO Saya juga punya keahlian di bidang lain seperti bisnis & manajemen, email marketing, pembuatan website dan landing page hingga copywriting.
Untuk berkomunikasi dengan Saya silakan kirimkan email ke [email protected].