Katakan : Paham

Bismillah…

Catatan: Tulisan ini berasal dari dokumen internal di KIRIM.EMAIL. Saya mempublikasi ke publik beberapa kode etik didalam KIRIM.EMAIL yang kami sebut dengan: Fundamental Operasional, atau FO. Anda bisa membaca FO yang lain di sini.

Ada peristiwa menarik saat Grand Prix F1 di Hungaria pada tahun 2020, Max Verstappen terselip dan menabrak pembatas jalan saat lap pemanasan. Atau sesaat sebelum start balapan.

Suspensi depan rusak parah, sayap depan hilang, ban harus diganti. Intinya mobilnya tidak layak jalan.

Saat ini pilihannya ada dua:

1. Start dari jalur pit stop. Ya sama aja ini start dari urutan akhir, padahal catatan waktu Max cukup bagus. Ia start pada posisi 7 dari 20 pembalap. Jadi sia-sia kualifikasinya kalau ini terjadi.
2. Perbaiki mobilnya di garis start. Ini artinya tim Red Bull hanya memiliki waktu sekitar 20 menit untuk mendiagnosa dan mengganti semua kerusakan sebelum start. Jika mereka gagal, mereka bisa kena penalti, resikonya Max bisa tidak ikut balapan sama sekali. Ini karena ya garis start BUKAN untuk memperbaiki mobil.

Akhirnya diputuskan mereka akan memperbaiki di garis start dengan resiko yang sangat tinggi. Selanjutnya, kita menyaksikan salah satu contoh nyata koordinasi tim tingkat dunia.

Tidak ada micro- manage, tidak ada suara dengan intonasi tinggi, tidak ada marah, pilihan kata-kata kasar, dan caci maki. Semua paham apa yang masing-masing lakukan. Koordinasi dengan tenang, dan lanjut memperbaiki Mobilnya Max.

Hasilnya: Max finish di urutan 2. Prestasi yang luar biasa mengingat mobilnya nyaris tidak start.

Koordinasi seperti diatas hanya bisa terjadi jika semua penerima pesan itu paham. Dan si pemberi pesan itu paham kalau si penerima pesan itu paham.

SIAP

Dalam dunia militer, ada kata: Siap!

Intinya isi pesan dipahami, dan siap di eksekusi. Atau transmisi sepenuhnya diterima (jika lewat radio.)

Dan dalam militer, Siap! bisa berarti hidup dan mati.

Singkatnya, ini berarti pesan diterima, dan dipahami. Lalu siap dijalankan.

Dalam militer asing, yang digunakan mungkin: Roger .

Dunia EO dan otomotif sering bilang: Copy. Perhatikan video Max Verstappen di atas, bahkan dalam situasi tekanan tinggi pun antar tim masih mengkoordinasi dengan mengatakan Copy.

Di KIRIM.EMAIL Kita bisa menggunakan: Paham, atau Saya mengerti.

Ini penting karena sifat dasar kerja remote yang seringnya, kita tidak bisa menangkap respon penting dari komunikasi: bahasa tubuh dan intonasi.

Dan merespon dengan: paham, juga menjadi sangat penting di waktu genting. Saat ada situasi darurat.

Menuliskan: paham, juga berarti si pemberi pesan jadi tahu bahwa isi pesannya sudah dipahami.

BELUM PAHAM

Kadangkala, isi pesan atau instruksi dari atasan (termasuk Saya) itu tidak jelas. Maka disini Kita menggunakan respon:

“Saya belum paham di bagian (isi bagian yang belum paham disini)”.

Jika memang belum paham semua isi pesannya, atau, jika kita belum paham apa yang kita belum paham, maka cara meresponnya cukup dengan: Belum Paham. Maka si pengirim pesan di awal harus menjelaskan lagi dengan bahasa yang lebih sederhana.

Ini terkesan sepele, tapi jika tidak dilakukan, maka si penulis pesan harus mengecek ulang respon dari si penerima pesan. Yang artinya akan menghabiskan waktu si pengirim pesan, dan berpotensi bisa merugikan banyak pihak.

CONTOH KASUS

Budi menulis instruksi ke Jono, dimana Jono tidak merespon dengan paham.

Setelah 4 hari, Budi kembali menanya:

Ini sudah selesai?

Jono menjawab:

Saya belum paham bagaimana caranya melakukan X.

Saat ini, kondisinya, sudah 4 hari kerja berlalu. Artinya 4 hari kerja sia-sia hanya gegara tidak merespon: paham atau belum paham. Waktu yang tidak bisa kita ambil kembali, apapun yang kita lakukan.

Momentum yang hilang, pembunuh terbesar dalam sebuah perusahaan.

Jika Jono langsung merespon dengan belum paham di hari pertama, maka banyak hal yang bisa dilakukan. Dan banyak waktu. Mungkin juga banyak orang bisa membantu.

Katakan: Paham.

KENDALA TEKNIS

Terkadang si pengirim pesan sudah mengirimkan pesan dengan baik, tapi terkendala teknis seperti: gambar tidak muncul, text terpotong, dll.

Seperti diatas, kita bisa merespon dengan : Belum Paham dan tunjukkan dimana masalahnya.

Namun, kesalahan yang umum terjadi disini adalah, si pengirim pesan mengatakan:

Ditempat saya muncul dan normal.

Atau

Ditempat saya lancar.

Ini respon yang kurang tepat.

Saat kita berkomunikasi, tidak semua pesan yang terkirim akan diterima, dan seringnya, penilaian yang jadi acuan adalah dari sisi penerima.

Karenanya, si pengirim pesan juga harus memahami respon si penerima pesan. Berusaha memahami apakah pesannya diterima dan dimengerti atau tidak.

Dalam kondisi seperti ini, respon terbaik dari pengirim adalah: Kirim ulang.

Lebih baik pesannya terduplikasi tapi dipahami, daripada tidak terkirim dan menimbulkan salah persepsi.

Dalam kerja remote, overkomunikasi lebih baik daripada tidak paham.

Pahami, overkomunikasi, dan Katakan: Paham.

MENTION LAWAN BICARA

Ini juga terkesan sepele, tapi efeknya bisa berbahaya. Apalagi dalam kondisi genting/ urgent.

Basecamp bukanlah saluran komunikasi pribadi, terkadang banyak pihak terlibat dalam komunikasi di satu topik yang sama.

Karenanya, dalam merespon, mention pihak yang direspon. Jika kita lalai melakukannya, resikonya ada dua:

1. Si penerima pesan tidak tahu kita sudah merespon. Yang akhirnya kita tidak tahu dia paham atau tidak.
2. Waktu dimana respon itu harus dilihat terlewat. Ini yang paling berbahaya. Lagi, kita tidak bisa memutar waktu.

Kita juga harus mengantisipasi preferensi yang digunakan oleh si penerima pesan. Bisa jadi setting-an dalam komunikasinya hanya menerima notifikasi saat ada yang me-mention.

Jelas ini tidak berlaku di saluran komunikasi pribadi seperti chat, email, dll. Tapi mayoritas komunikasi kita asynchronous dan terjadi di Basecamp, yang membuat ini jadi penting.

Mention, dan katakan: Paham.

KATAKAN PAHAM

Tidak merespon pesan bisa berarti hidup atau mati. Katakan: Paham (atau belum paham.)

Tidak memahami apa yang terjadi bisa berpotensi menjadi kerugian besar bagi perusahaan, pengguna, dan partner. Katakan: Paham.

Manusia tidak bisa membaca pikiran. Katakan: Paham.

Menulis Paham hanya menghabiskan waktu beberpa detik. Jadi katakan: Paham.

---

Itulah salah satu FO yang bisa saya bagikan untuk saat ini. Prinsip utama kami, atau motto dalam bekerja adalah:

Bekerjalah dari tempat yang membuatmu bahagia.

Jika Anda ingin mempelajari bagaimana membangun budaya perusahaan, terutama untuk tim yang bekerja dari lokasi yang tidak sama dengan Anda, yuk ketemu dengan saya di Kelas Remote yang akan diadakan secara offline di Jogja.

Detailnya di sini :

Sampai ketemu di Jogja. insyaAllah.

Anda ingin membaca FO lain dari KIRIM.EMAIL? Balas tulisan ini dengan mengatakan: “Saya mau FO yang lain” pada kotak komentar di bawah ini.

-Fikry