Episode 5 – Bagaimana Kami Bekerja Remote di KIRIM.EMAIL

Selamat datang kembali di KEPO – KIRIM.EMAIL Podcast. Pada episode yang ke 5 ini, saya ingin membahas sesuatu yang spesial. Judulnya adalah bagaimana kami kerja remote di KIRIM.EMAIL.

Judul ini kami pilih karena banyak yang menanyakan bagaimana KIRIM.EMAIL kerja remote dan bisa berjalan hampir 2 tahun. Di halaman ini kami bahas secara rinci sebagai jawaban dari pertanyaan tersebut.

Mungkin Anda sudah pernah tahu kalau di KIRIM.EMAIL itu bekerja full remote alias tidak pakai kantor. Per tanggal 20 Juli 2017 ini, KIRIM.EMAIL sudah terdiri dari 12 orang yang tersebar di 7 atau 8 kota berbeda di Indonesia. Dan Insya Allah dalam waktu dekat akan bertmbah lagi satu orang untuk bergabung dalam tim KIRIM.EMAIL.

Dengarkan KIRIM.EMAIL Podcast di aplikasi favorit Anda sekarang

3 Bagian besar bagaimana kami kerja remote di KIRIM.EMAIL

Baiklah, kami tidak ingin berlama-lama. Melalui halaman ini akan kami jelaskan dalam 3 bagian besar bagaimana kami kerja remote di KIRIM.EMAIL yang diantaranya :

1. Kenapa kami kerja remote
2. Bagaimana cara kami berkomunikasi dan berkerja
3. Aplikasi apa saja yang kami pakai untuk mendukung pekerjaan di KIRIM.EMAIL

6 Alasan kenapa kami kerja remote

Ada 6 alasan utama kenapa kami di KIRIM.EMAIL melakukan kerja remote, diantaranya :

Talent/ bakat

Talent atau bakat merupakan alasan utama kenapa kami memilih bekerja secara remote. Kami percaya di Indonesia ada orang orang berbakat yang tidak mau ngantor. Mereka mau bebas bekerja di mana saja, kapan saja dan berapa jam sehari.

Sebagai contoh tim developer yang biasa bekerja mulai dari jam 9 malam. Kalau mereka kerja siang malah tidak bisa berfikir karena sulit untuk konsentrasi. Di KIRIM.EMAIL tidak mempermasalahkan hal itu, asalkan sesuai dengan perjanjian di awal dan sesuai dengan KPI (Key Performance Indicator).

Dan itu juga berlaku untuk tim yang lainnya. Seperti tim Marketer, Sales, Finance, Operasional. Dengan begitu bakat mereka lebih berkembang dari pada harus kerja di kantor dan sesuai dengan jam kantor.

Bereksprimen dengan kerja remote

Sistem kantoran dan sistem pendidikan yang di Indonesia adalah warisan dari era Revolusi Industri. Di mana semua sumber daya, termasuk sumber daya manusia harus dikontrol. Dengan sistem kerja remote seperti ini, kami ingin lepas dari warisan era revolusi industri dan bereksperimen terutama di sistem kantoran.

Mengapa kami memilih jalan seperti itu? Karena di luar negeri sudah banyak perusahaan yang mengadopsi cara kerja remote dan bisa berjalan dengan sangat baik. Ada diantaranya yang mungkin sudah kita tahu seperti WordPress, Buffer dan Basecamp. Sedangkan di Indonesia belum ada perusahaan yang 100% menjalankan kerja remote.

Selain itu dengan sistem kerja remote ini kami tidak melihat pendidikan seperti apa, asalnya dari mana. Yang terpenting adalah dia punya apa yang bisa dikontribusikan untuk pengguna dan tim KIRIM.EMAIL. Hal hal seperti inilah yang mungkin terlewatkan apabila harus kerja dikantor.

Kondisi bootstrap

Pada saat kami memulai KIRIM.EMAIL, saat itu dalam kondisi bootstrap. Bootstrap artinya kami memulai bisnis tanpa pendanaan dari luar dan dengan modal yang sangat terbatas.

Saat itu kami berfikir apa yang bisa dibuang ya kami buang. Salah satu yang bisa dibuang adalah kantor. Kita tahu bersama biaya sewa kantor tidaklah sedikit. Bisa mencapai puluhan juta per tahunnya.

Sehingga dana untuk kantor kami alokasikan untuk hal lain, seperti laptop, koneksi internet yang cepat dan untuk membeli tools. Salah satunya adalah Leadpages yang harus dibayar bulanan. Dengan demikian operasional masih bisa berjalan biarpun tanpa kantor. 

Macet

Macet adalah penghancur produktivitas. Tidak sedikit orang yang tiba dikantor merasa suntuk gara-gara macet. Hasilnya kerja tidak produktif. Dan itu berulang setiap harinya.

Di KIRIM.EMAIL kami tidak ingin seperti itu. Sehingga dengan bekerja secara remote, tim kami tidak perlu menghadapi macet setiap hari nya. Tanpa macet terhindar dari stress dan badan lebih fresh.

Bekerja dari tempat yang membuat bahagia

Beberapa tim kami di KIRIM.EMAIL bahagia kerja dari rumah. Karena mereka tidak ingin lepas dari anak-anaknya dan ingin melihat anak-anaknya tumbuh.

Maka di KIRIM.EMAIL kami punya moto bekerjalah dari tempat yang membuatmu bahagia. Ada beberapa dari tim kami yang lebih suka bekerja dari cafe, dari perpustakaan, dan lain sebagainya. Itu bukan masalah selama tidak mengganggu produktivitas.

Lebih Produktif

Alasan kami yang terakhir bekerja secara remote adalah lebih produktif. Kalau kerja dikantor sudah pasti banyak interupsi yang terjadi. Dan bagi saya interupsi adalah ibu dari semua pembunuh kreativitas dan produktivitas. Semisal kita lagi fokus kerja, tiba-tiba ada yang datang hanya untuk ngajak ngobrol yang tidak penting.

Kami adalah orang yang sangat menolak sistem open plan office nya Facebook. Dimana semua kantornya terbuka sampai Mark tidak punya ruangan terpisah. Mengapa? Karena kita membutuhkan space untuk berfikir.

Bahkan Warren Buffet, salah satu orang terkaya di dunia menyediakan 80% waktunya hanya untuk membaca dan berfikir. Untuk jelasnya Anda bisa membacanya di sini : https://www.inc.com/empact/why-successful-people-spend-10-hours-a-week-just-thinking.html .

Interupsi ada dua, yaitu yang bisa kita kendalikan dan yang tidak bisa kita kendalikan. Yang bisa kita kendalikan seperti waktu kerja nonton Youtube dan cek Facebook. Yang tidak bisa kita kendalikan seperti diajak teman buat gosip dan membahas yang gak penting. Dan ini sangat berbahaya buat produktivitas.

Untuk itulah dengan bekerja secara remote bisa menghilangkan interupsi-interupsi yang ada di kantor sehingga bisa lebih produktif dalam bekerja.

Bagaimana cara kami berkomunikasi dan bekerja

Sebelum lanjut ke bagian ini, perlu kita ketahui bahwa komunikasi adalah jantungnya setiap perusahaan. Dengan komunikasi kultur sebuah perusahaan bisa terbentuk. Sehingga komunikasi yang terjadi di KIRIM.EMAIL sangat kami perhatikan, terlebih kami bekerja secara remote.

3 Cara kami berkomunikasi di KIRIM.EMAIL

Untuk berkomunikasi kami menggunakan beberapa cara, diantaranya :

Menggunakan sistem Asynchronous Communication.

Asynchronous communication adalah komunikasi yang tidak sinkron. Artinya ketika komunikasi dimulai tidak harus direspon saat itu juga.

Semisal saya menayakan sesuatu pada tim Marketing, maka tim Marketing tidak harus saat merespon saat itu juga. Responnya bisa disesuaikan dengan kapan mereka bisa melakukannya.

Mayoritas komunikasi di KIRIM.EMAIL kami lakukan dengan cara seperti itu. Kecuali ada masalah sangat penting dan harus segera diselesaikan, maka komunikasi akan berganti ke yang langsung bisa direspon seperti chat, telpon atau video call.

Dengan cara kerja kami yang remote dan menggunakan asynchronous communication, kami terbantu dengan sebuah platform yang bernama Workplace. Apa itu Workplace akan kami jelaskan detil di bagian lain di halaman ini.

Tidak ada meeting

Cara kami yang ke dua dalam berkomunikasi di KIRIM.EMAIL adalah dengan tidak ada meeting sama sekali. Kami meeting hanya setahun sekali dan itupun untuk ketemuan secara fisik semua tim KIRIM.EMAIL. Mengapa? Karena buat kami meeting adalah racun dan sebisa mungkin dihindari atau ditiadakan.

Misalkan 1 jam meeting dan ada 10 orang di sana maka itu adalah 10 jam kerja. Dan dalam waktu 10 jam itu tim bisa melakukan banyak hal. Hampir 2 tahun ini tidak mengadakan meeting, Alhamdulillah KIRIM.EMAIL masih bisa jalan.

Dalam hal ini mungkin ada yang beranggapan kalau meeting juga penting. Tetapi ini bukan hal yang untuk diperdebatkan. Kalau cara ini mau Anda tiru dan jalankan ya Alhamdulillah, kalaupun tidak ya kami tidak ada masalah. Kami hanya sekedar berbagi bahwa meeting bukanlah suatu hal yang wajib.

Menghindari Grup Chat

Cara kami yang ke tiga dalam berkomunikasi di KIRIM.EMAIL adalah menghindari grup chat. Awal mulanya kami memang menggunakan grup chat di Telegram, Line dan Slack. Namun ternayata grup chat membuat kita di dalam posisi Fear Of Missing Out atau takut ketinggalan hal – hal yang baru. Untuk mengetahui kita sampai dimana harus men-scroll ratusan percakapan. Anda pernah mengalami hal seperti itu bukan?

Karena itu sangat menguras waktu tenaga maka untuk saat ini kami tidak lagi menggunakan grup chat. Kebetulan platform Workplace yang kami gunakan  juga ada fasilitas grup chat, namun jarang sekali kami gunakan untuk berkomunikasi.

Bahkan diluar negeri pun juga sangat menghindari grup chat seperti ini. Salah satunya adalah Basecamp yang mana pengalaman mereka tuliskan di blog https://m.signalvnoise.com/is-group-chat-making-you-sweat-744659addf7d . 

Selain grup chat kami menghindari yang namanya real time everything seperti video call dan skype. Kami lebih suka merekamnya dalam bentuk video atau audio, lalu kami posting di Workplace. Sehingga bisa diakses oleh tim KIRIM.EMAIL kapan saja dan dimana saja. Tidak ada masalah selama tujuannya tercapai.

Cara kami bekerja di KIRIM.EMAIL

Cara kami bekerja sangat simple, hanya ada dua yaitu :

Kerja 40 jam / minggu

Kami punya pendapat sendiri tentang hal ini. Kalau kurang dari itu mungkin kurang baik, tetapi terlalu lebih dari 40 jam per minggu juga tidak bagus. Sama seperti jam kantor, tetapi bedanya di KIRIM.EMAIL 40 jam ini betul-betul untuk kerja, bukan untuk ke kantor. Karena tidak semua orang ke kantor itu kerja.

Jam dan tempat kerjanya bebas

Di KIRIM.EMAIL jam kerja nya bebas. Ada yang bekerja mulai jam 9 malam. Ada yang pagi-pagi setelah subuh mulai kerja dan ada juga yang kerja di jam tertentu semisal jam 8-11 pagi lalu dilanjutkan lagi di sore dan malam . Tempat kerja nya pun juga bebas dari mana saja.

8 Aplikasi yang kami pakai untuk mendukung pekerjaan di KIRIM.EMAIL

Karena di KIRIM.EMAIL bekerja secara remote, maka keberadaan aplikasi atau tools berperan sangat penting. Dan inilah 8 tools yang biasa kami pakai untuk bekerja di KIRIM.EMAIL

Screencastfy

Screencastify adalah sebuah tools untuk merekam layar. Ini biasa kami pakai kalau lagi briefing yang membutuhkan demo di layar monitor. Tools ini ada yang versi gratis dengan batasan 10 menit merekam, dan untuk versi berbayarnya unlimited sesuai dengan kapasitas hard disk.

Kami menggunakan yang versi berbayarnya. Anda juga bisa mencoba aplikasi Screencastify ini dengan mengunjungi link berikut https://www.screencastify.com/ atau kalau anda menggunakan Google Chrome bisa langsung download toolsnya di sini : https://chrome.google.com/webstore/detail/screencastify-screen-vide/mmeijimgabbpbgpdklnllpncmdofkcpn?hl=en .

Media penyimpanan cloud standart

Untuk menyimpan semua file kami menggunakan Google Drive dan Dropbox. Sehingga bisa bekerja dimana saja dan kapan saja dengan menggunakan perangkat  apa saja. S

elain itu kelebihan lainnya adalah kapastitas hard disk tidak cepat penuh.Untuk mulai menggunakan Google Drive bisa Anda mulai dengan mengunjungi https://drive.google.com atau https://dropbox.com untuk mulai menggunakan Dropbox.

Loom

Tools berikutnya yang kami pakai adalah Loom. Fungsi Loom sama seperti Screencastify hanya saja lebih mudah digunakan untuk merekam yang tidak rutin. Ini juga kami gunakan untuk komunikasi ke pengguna KIRIM.EMAIL. Seandainya mereka ada keluhan yang tidak bisa disampaikan dengan teks, maka kami menyarankan untuk meggunakan Loom.

Sambil Anda melanjutkan membaca, Anda bisa juga mencoba Loom di link berikut ini : https://chrome.google.com/webstore/detail/loom-video-recorder-scree/liecbddmkiiihnedobmlmillhodjkdmb .

Workflowy

Kalau Anda pernah mendengar Mind Map karya Tony Buzan, Workflowy adalah tools alternatif untuk merekamnya dalam bentuk teks. Dengan Workflowy ini ide-ide yang ada di kepala menjadi lebih linear atau lebih urut.

Dulu kami pakai tools Evernote, Simple Note dan Google Keep, namun tidak ada yang bisa mengalahkan tools Workflowy ini. Bagi kami ini adalah tools terbaik yang pernah kami gunakan untuk menangkap ide-ide.

Untuk mencoba Workflowy ini bisa langsung di download di : https://chrome.google.com/webstore/detail/workflowy/koegeopamaoljbmhnfjbclbocehhgmkm atau kalau Anda menggunakan smartphone Android bisa di download di https://play.google.com/store/apps/details?id=com.workflowy.android&hl=en.

Paper dari Fiftythree

Tools ini saya gunakan apabila saya butuh menggambar. Saat ini kami tulis tools ini hanya ada di iPad. Dan ini kami gunakan untuk menggambar semua hal yang bisa divisualiasikan.

Jika Anda menggunakan iPad anda bisa langsung mencobanya di link berikut : https://itunes.apple.com/us/app/paper-by-fiftythree-sketch-diagram-take-notes/id506003812?mt=8 .

Draw.io

Tools ini kami gunakan sebagai alternatif kalau tidak sedang menggunakan iPad, karena bisa diakses dari perangkat apa saja.Fungsinya sama untuk menggambar, dan sudah bisa sinkron ke Google Drive tanpa perlu install aplikasi apapun. Untuk mencobanya silakan anda kunjungi Draw.io.

Semua tools yang bisa merekam audio dan video

Kami biasanya menggunakan aplikasi bawaan dari smartphone. Dan itu sudah lebih dari cukup untuk bisa menyampaikan ide dan dikomunikasikan ke tim KIRIM.EMAIL lainnya di Workplace.

Workplace

Tools paling utama yang kami gunakan di KIRIM.EMAIL adalah Workplace. Workplace adalah sebuah platform dari Facebook yang sangat bisa memenuhi kebutuhan kerja di KIRIM.EMAIL.

Saat kami menggunakan aplikasi grup chat dan itu kami anggap gagal, kami berusaha menemukan tools lainnya sampai kami berhenti di Workplace. Workplace sudah menjadi kantor untuk KIRIM.EMAIL.

Mengapa kami menetapkan pilihan pada Workplace? Karena pada dasarnya Workplace menganut sistem asyncronus communication dan ini sangat tepat diadopsi di KIRIM.EMAIL. Seolah-olah KIRIM.EMAIL itu punya Facebook sendiri yang isinya adalah tim KIRIM.EMAIL.

Seperti halnya Facebook, di Workplace kita bisa update status, bisa chatting, bisa live streaming, upload video, foto, membuat event dengan sangat cepat. Semua yang ada di Facebook ada di Workplace. Mudah, cepat dan semua orang paham cara menggunakannya. Tidak perlu training terlebih dahulu untuk menggunakan Workplace.

Lebih dekat dengan Facebook Workplace

Pada bagian ini kami akan menunjukkan bagaimana KIRIM.EMAIL menggunakan Workplace.

Status UpdateStatus update adalah fitur dari Workplace yang paling sering kami gunakan. Sama seperti update status di Facebook Personal atau di Facebook Grup. Semisal ada masalah tinggal posting dan tim yang lain bisa menanggapinya.Pembahasannya menjadi lebih terstruktur karena melalui komentar, sehingga tema yang dibahas tidak lari kemana mana. Begitu permasalahan selesai, bisa dinonaktifkan komentarnya.

Facebook Grup

Di dalam Workplace bisa terdiri dari banyak grup. Dan saat ini di Workplace KIRIM.EMAIL ada 9 grup yang terbagi berdasarkan departemen. Grup yang ada saat ini antara lain Grup KERITING : KIRIM.EMAIL Marketing yang berisi semua tim marketing, Grup KEFin : KIRIM.EMAIL Finance, Grup Aplikasi, Grup Podcast & Blog.

Ada juga grup yang berdasarkan project seperti KE. Member, dll. Dan kami punya satu grup yang menjadi nyawa bagi semuanya. Namanya adalah grup Customer Feedback dimana keluhan – keluhan dan masukan dari pengguna berkumpul di sini. Untuk grup di Workplace ini sangat fleksibel dan jumlahnya tak terbatas. Bahkan di sinipun Anda bisa melakukan pengaturan hak akses seperti publik, tertutup atau rahasia. Uniknya lagi yang bisa mengakses grup-grup di Workplace adalah orang-orang yang terdaftar, sehingga kerahasiaannya sangat terjamin.

Fitur Save

Di Workplace juga ada fitur untuk menyimpan postingan yang bisa disimpan. Sehingga bisa dilain waku bisa dibaca lagi atau dikerjakan lagi.

Upload video atau Streaming

Di atas kami menggunakan tools yang bernama Screencastify dan ini ujungnya adalah di Workplace. Dan dengan fitur streaming ini, tim tidak harus mengikuti secara live. Kapan ada waktu bisa dilihat videonya.

Image, document dan File

Mengupload gambar dan membuat document secara langsung juga sering kami pakai di Workplace ini. Sehingga bisa diedit dan dikomentari oleh tim yang lainnya.

Hanya saja untuk file di Workplace masih dibatasi hanya 100 MB. Tetapi ini sudah ada solusinya, yaitu terintegrasi dengan Dropbox.

Chat

Semua chat yang ada di Facebook sudah sangat lengkap, seperti bisa mengirim gambar, mengirim teks, mengirim stiker, ada tombol untuk telepon dan video call. Dan fitur seperti ini juga bisa dipakai di Workplace.

Biasanya ini dipakai kalau lewat asyncronous communication ada yang belum paham. Uniknya lagi, di aplikasi smartphone, Workplace menyediakan 2 bagaian berbeda. Yang satu untuk Workplacenya sendiri, dan yang satu adalah untuk berkomunikasi secara langsung yang bernama Workplace Chat.

Bagian Akhir

Itulah sedikit pengalaman kami tentang bagaimana cara kami kerja remote di KIRIM.EMAIL. Kalau Anda ingin tahu dan bertanya lebih dalam, Anda bisa bergabung di grup Facebook yang bisa Anda kunjungi di https://kirim.email/komunitas . Dan kami siap untuk menjawab dan sharing lebih dalam kepada Anda.

Terakhir, ini yang kami lakukan dan ini berhasil di KIRIM.EMAIL. Semoga bisa bermanfaat dan menjadi referensi untuk kerja secara remote. Pada dasarnya kembali ke manusianya. Anda harus punya tim yang sangat luar biasa, kompeten, jujur dan bisa diandalkan.

Secanggih apapun aplikasinya seperti Workplace dan lainnya itu hanya pelengkap saja dan untuk memfasilitasi tim untuk bekerja. Karena kalau tidak ada tim yang bisa diandalkan, maka mereka akan selalu mencari cara untuk berbuat curang.

Mari bagikan tulisan ini agar orang lain juga bisa mendapatkan manfaat dari pengalaman kami.

Jika Anda ingin mempelajari bagaimana membangun tim secara remote langsung dengan Saya, Anda bisa mengikuti Kelas yang saya buat secara Online melalui UTAS DISINI :