Pindah Kantor

Bismillah…

Beberapa hari yang lalu, PT. Kirim Email Indonesia (KIRIM.EMAIL) resmi pindah “kantor”. Atau mungkin tepatnya, pindah lokasi kerja atau aplikasi yang kami gunakan untuk bekerja.

Tepat 2 tahun kami menggunakan Workplace By Facebook. Notifikasi ini muncul di akun partner saya di KIRIM.EMAIL: Mulyadi pagi ini.

Dan tepat 2 tahun ini (tidak kami rencanakan) kami pindah ke layanan baru yang bernama Basecamp.

Jika saat membaca ini Anda belum kenal dengan KIRIM.EMAIL, kami adalah perusahaan yang beroperasi secara terdistribusi dari 10 lebih kota di Indonesia.

Cara kerja terdistribusi seperti ini lebih dikenal dengan nama kerja remote atau jarak jauh.

Kami tidak berkantor, dan saat saya menulis ini, sudah lebih dari 3 tahun tidak meeting dengan sesama tim.

Bagaimana kami bekerja sudah pernah saya bahas mendetail di KIRIM.EMAIL Podcast yang bisa Anda dengar disini.

Sebelumnya, sebagai “kantor” kami mengunakan Workplace By Facebook. Kami jatuh cinta dengan layanan ini.

Saya menceritakan secara detail bagaimana kami memanfaatkannya disini, jika Anda tidak familiar dengan kerja remote, saran saya dengarkan dulu episode podcast diatas.

Alasan pindah

Ada beberapa alasan kami pindah dari Workplace ke Basecamp, antara lain:

1. Terlalu mirip dengan Facebook

Workplace adalah layanan yang bagus dan sangat mudah digunakan menurut saya.

Jika Anda familiar dengan Facebook (dan jika Anda membaca ini, kemungkinan Anda familar (dan suka) dengan Facebook, maka Anda akan langsung familiar dengan Workplace. Tampilannya hampir sama. Hanya beberapa fitur ditambahkan dan disesuaikan untuk kebutuhan pekerjaan.

Awalnya Workplace adalah aplikasi internal yang digunakan didalam Facebook sendiri, sebelum Mark memutuskan untuk merilisnya ke publik.

Intinya, Workplace adalah aplikasi yang digunakan sendiri oleh tim Facebook.

Satu sisi, kemiripan dengan Facebook ini adalah kelebihan. Orang-orang yang masuk kedalam Workplace kami sejauh ini, hampir tidak membutuhkan tutorial apapun untuk menggunakannya. Hampir semua langsung paham.

Karena ya lagi, pada dasarnya Workplace adalah Facebook, dan Facebook adalah layanan social media paling populer di dunia saat ini. Mayoritas orang di usia kerja mungkin sudah paham.

Namun, di sisi lain, kemiripan itu justru menurut saya yang menjadi kekurangan terbesar Workplace.

Facebook TIDAK didesain untuk bekerja. Atau lebih tepatnya, untuk me-manage tim. Dan sampai sekarang, menurut saya juga tidak didesain untuk itu. Akhirnya, Facebook seperti “menempel” fitur-fitur yang dibutuhkan oleh pekerja, fitur yang tidak seharusnya ada disana.

Karenanya, setelah beberapa lama kami mulai bertemu dengan keterbatasan-keterbatasan dalam Workplace. Awalnya, kami menutupi keterbatasan ini dengan aplikasi lain seperti Trello, Dynalis, dll. Dan sisanya kami juga mengakal-akali fitur-fitur di Workplace agar sesuai dengan kebutuhan kami.

Namun, semakin berkembangnya tim, dan semakin banyaknya pekerjaan kami, alur kerjanya mulai menjadi tidak nyaman. Berantakan disana sini.

Catatan: Workplace sendiri, jika Anda Google sekarang, akan menuliskan a collaboration tool. Artinya Workplace memang sesuai untuk kolaborasi, apalagi dalam jumlah besar diatas 100 orang. Namun dalam pekerjaan, terutama startup, yang penting bukan hanya kolaborasi.

2. Didesain oleh remote team

Basecamp adalah aplikasi yang di desain oleh perusahaan yang timnya juga bekerja secara remote. Basecamp sendiri adalah perusahaan yang dimana sekitar 50an orang timnya, bekerja dengan tersebar dari beberapa kota di dunia. Kedua orang pendirinya malah menulis buku yang judulnya REMOTE. Artinya, mereka paham betul kebutuhan tim yang bekerja remote. Dan kami bisa merasakannya pada fitur-fitur yang ada di Basecamp.

Lebih detail mengenai tim Basecamp bisa Anda baca langsung disini.

Apakah Basecamp ada kekurangannya? Tentu saja, sama seperti Workplace yang juga memiliki beberapa kekurangan. Dan lagi, tidak akan ada aplikasi sempurna. Mencarinya hanya akan menghabiskan waktu kami.

Namun kekurangan di Basecamp sampai saat ini masih bisa kami tolerir karena tidak menghalangi kami dari berkomunikasi antar sesama dan menyelesaikan pekerjaan.

3. Mengubah “state”

Menurut Excellence Assured, state adalah:

Our State in NLP is our way of being at the moment, our mood, the way that we feel. It comes from our physiology, thinking and emotions. It is greater than the sum of its parts. Our states are the most immediate part of our experience.

Atau versi terjemahan Tarzan-nya: State adalah kondisi pikiran kita saat ini.

Pernahkah Anda merasa mudah marah saat lapar, namun menjadi lebih sabar setelah makan? Itu karena state Anda berubah dari sebelum dan sesudah makan.

Setiap kali kita mengalami beberapa kali perubahan state. Menjadi lebih segar saat setelah mandi. Menjadi lebih bahagia setelah ditelepon oleh orang-orang tertentu. Menjadi sedih membaca berita tertentu, dll. State sangat dipengaruhi oleh kondisi fisiologis (fisik) dan fokus kita saat itu.

Menurut saya, yang sangat spesial dari Basecamp jika dibanding dengan Workplace adalah bagaimana alur kerja Basecamp membawa saya ke state ingin bekerja.

Saya bisa lebih fokus, bisa menilai pertanggung jawaban tim, dan kemudahan-kemudahan lain yang membawa saya ke state untuk bekerja dan berkarya.

Sampai saya menulis ini, saya tidak tahu bagian apa persisnya dari Basecamp yang membawa saya ke state itu. Mungkin fiturnya, mungkin cara fiturnya bekerja, mungkin bagaimana tim KIRIM.EMAIL berinteraksi, saya tidak tahu.

Tapi yang jelas saya merasa lebih produktif setelah pindahan menggunakan Basecamp.

Anti group chat, group chat

Saya masih merekomendasikan Workplace, saya akan merekomendasikannya jika ada yang bertanya ke saya mencari alternatif Basecamp. Aplikasi tersebut jauuuuuh lebih efektif jika dibandingkan Anda menggunakan gorup chat seperti Whatsapp atau Telegram.

Setelah Anda menggunakannya, Anda akan paham apa yang saya maksud. Group chat itu sangat tidak efektif. Namun, Workplace bukan untuk kami, bukan untuk KIRIM.EMAIL. Kami ketemu jodoh aplikasi kerja kami di Basecamp yang sekarang menjadi “kantor” baru kami.

Mungkin karena tampilannya yang sederhana, mungkin karena aplikasi ini di desain oleh tim yang juga bekerja remote, atau mungkin juga karena notifikasinya bisa di setting agar kita tidak melulu bekerja?

Saya tidak tahu. Pokoknya saat ini klop.

Dampak bagi Anda

Pada akhirnya, harapan kami adalah agar bisa terus menjadi lebih baik lagi. Termasuk didalamnya efisiensi dan kecepatan dalam memberikan solusi terbaik bagi Anda. Bersamaan dengan pindah rumah ini, kami membuka satu wadah komunikasi lagi, yaitu email bantuan.

Silahkan email kami ke help@kirim.email. Jika Anda ingin memberikan masukan, bertanya, atau mungkin ingin request fitur baru, insyaAllah email Anda akan langsung dibaca oleh seluruh tim KIRIM.EMAIL.

Terima Kasih Workplace

Seperti yang saya tulis diatas, saya tetap akan merekomendasikan Workplace ke siapapun. Kami pindah ke Basecamp bukan karena Workplace itu tidak bagus, tapi kami butuh sesuatu yang berbeda.

Hubungan KIRIM.EMAIL ke Workplace bukan hanya antara penyedia aplikasi dan penggunanya, lebih dari itu.

Saya pribadi mewakili KIRIM.EMAIL beberapa kali diundang oleh Facebook di acara yang mereka adakan, salah duanya bisa Anda baca disini, dan disini.

Dan dari sisi aplikasi Wokplace itu sendiri, sudah banyak sekali manfaat yang kami rasakan di KIRIM.EMAIL. Kami sampai membuat kursus Super Email Marketer dengan ratusan orang peserta menggunakan Workplace.

Bergabung bersama kami

Jika Anda ingin bekerja dari tempat yang membuat Anda bahagia, mungkin dirumah, mungkin di co-working space, atau dimana saja. Maka mungkin Anda akan tertarik untuk bergabung bersama kami di PT. Kirim Email Indonesia.

Silahkan lihat lowongan pekerjaan yang tersedia disini. Dan mungkin kita bisa berjodoh dan ketemu di dalam Basecamp nya PT. Kirim Email Indonesia.

Atau jika Anda ingin belajar secara langsung bagaimana menjalankan perusahaan remote, Saya rekomendasikan untuk ikut acara berikut ini :

-Fikry