Pada artikel kali ini Kami akan membahas tentang bagaimana cara membuat email bisnis gratis secara lengkap tanpa syarat apapun.
Namun sebelum kami lanjutkan, kalau yang Anda cari adalah bagaimana cara membuat alamat email untuk bisnis secara gratis silakan akses caranya di sini => Panduan Membuat Alamat Email Untuk Bisnis .
Kembali ke bagaimana cara membuat email bisnis.
Seperti yang kita ketahui bersama, bahwa email adalah salah satu media yang efektif untuk membangun komunikasi. Komunikasi di sini mencakup semuanya pihak, baik personal maupun bisnis. Dan di dalam bisnis, penggunaan email sudah lazim sebagaimana penggunaan surat fisik.
Sebenarnya untuk membuat email bisnis itu sama hal hanya dengan membuat surat bisnis. Kalau Anda sudah terbiasa membuat surat bisnis, tentunya bisa dengan mudah membuat email bisnis.
Hanya saja mungkin bagi sebagian orang membuat email bisnis itu menjadi masalah tersendiri. Karena di sekolah atau di perguruan tinggi materi tentang bagaimana membuat email bisnis ini hampir tidak ada yang mengajarkannya.
Maka dari itu artikel ini hadir dan kami buat secara khusus untuk Anda yang sedang mengalami kesulitan bagaiamana membuat email bisnis yang baik dan profesional. Pada artikel ini kami akan memberikan praktik terbaik dan memandu Anda bagaimana membuat email bisnis ini.
Harapan kami setelah Anda membaca artikel ini, Anda bisa menulis email bisnis dengan lebih baik lagi dan meningkatkan skill komunikasi Anda secara keseluruhan. Artikel ini kami rangkum dari pengalaman pribadi sekaligus berbagai sumber. Mudah-mudahan ini bisa bermanfaat untuk Anda.
Pengertian Email Bisnis
Sebelum kita masuk ke pembahasan utama, ijinkan kami untuk sedikit membahas apa itu email bisnis. Email bisnis sederhananya adalah email yang digunakan untuk berkomunikasi dengan para stake holder bisnis Anda.
Umumnya mempunyai format alamat email namaAnda@namadomainAnda.extensidomain. Dan format yang sama juga berlaku untuk email teman-teman Anda yang masih satu bisnis dengan Anda.
Kemudian dari segi isinya email bisnis bisa berisi banyak hal seperti promosi, penawaran kerja sama, korespondensi dan lain sebagainya yang masih berkaitan dengan bisnis Anda.
Seperti itu pengertian dari email bisnis. Berikutnya kita akan mulai masuk ke materi inti yang kami dahului dengan memahami pertanyaan kunci yang harus Anda pertimbangkan dalam membuat draft email bisnis.
Pertanyaan Kunci
Sebelum membuat email bisnis Anda perlu membuat draftnya terlebih dahulu. Tujuannya supaya email yang Anda kirimkan tidak ada kesalahan apapun. Dan pada proses menyusun draft ini ada beberapa pertanyaan kunci yang bisa Anda pertimbangkan untuk menjadikan email bisnis Anda baik dan profesional.
Adapun pertanyaan kunci ini antara lain :
[1] Siapa audience atau penerima email bisnis Anda
Dalam menulis email bisnis, siapa penerima email Anda adalah pertimbangan utama. Hal ini dikarenakan siapa penerima email Anda menentukan cara Anda menulis email. Penerima email akan menentukan nada bicara, formalitas, dan isi komunikasi dari email Anda.
Sebagai contoh, Anda mengirimkan email ke karyawan Anda dan mengirimkan email para supplier dalam waktu yang berdekatan. Tentunya dalam menulis email tersebut nada dan gaya bahasa yang Anda gunakan berbeda kan? Tidak mungkin nadandan gaya bahasa yang sama Anda gunakan untuk audience yang berbeda.
Maka dari itu penting sekali untuk mengetahui terlebih dahulu siapa audience atau penerima email Anda.
[2] Apa tujuan dari email bisnis Anda
Setiap email bisnis harus mempunyai tujuan. Dan tujuannya harus satu. Ini disebut sebagai One Thing Rule atau aturan One Thing. Dinamakan seperti itu karena bersumber dari sebuah buku yang berjudul One Thing – THE SURPRISINGLY SIMPLE TRUTH BEHIND EXTRAORDINARY RESULTS karya Gary Keller dan Jay Papasan. Kami tidak akan membahas apa isi buku tersebut. Anda bisa membelinya di toko buku atau membaca reviewnya di banyak website.
Berdasarkan aturan One Thing ini dalam sebauh email bisnis haruslah mempunyai satu tujuan saja. Atau dengan kata lain harus berfokus pada satu hal saja. Misalnya tujuan dari email bisnis Anda adalah untuk klik tombol beli, maka dalam email tersebut harus ada tombol beli saja, tidak boleh ada tombol lainnya.
Dengan membatasi tujuan email hanya pada satu hal saja, email yang Anda buat menjadi lebih mudah bagi penerima untuk memahami, memproses, dan bertindak. Kejelasan akan tujuan email bisnis ini meningkatkan pemahaman dan produktivitas.
[3] Apakah email bisnis Anda diperlukan?
Setalah Anda bisa menjawan siapa audience dan apa tujuan dari email bisnis Anda, pertanyaan selanjutnya yang harus Anda jawab adalah apakah email bisnis ini diperlukan?
Terkadang dalam berkomunikasi dalam bisnis membutuhkan banyak komunikasi. Dan kami rasa email tidak cocok untuk melakukan komunikasi dalam jumlah yang cukup banyak. Untuk komunikasi yang banyak Anda bisa menggunakan aplikasi chatting atau menggunakan telepon secara langsung.
Inilah yang kami maksud dengan apakah email bisnis Anda diperlukan untuk komunikasi yang berkelanjutan. Untuk itu Anda bisa memilih saluran yang lebih tepat daripada email.
[4] Apakah email bisnis Anda sesuai?
Maksudnya adalah apakah email bisnis Anda sesuai dengan situasi dan kondisi dari penerima email Anda? Sebagai contoh, jika Anda mengirimkan berita duka cita, Anda bisa menyampaikannya secara pribadi bukan melalui email. Selain itu ketika untuk informasi yang bersifat sensitif dan rahasia juga tidak perlu dikirimkan lewat email karena resiko untuk bocornya tinggi.
Jika Anda tidak yakin apakah email bisnis Anda sesuai atau tidak, tanyakan pada diri Anda apakah Anda akan merasa nyaman dengan email ini dibuka di dalam sebuah rapat. Bayangkan yang menghadiri rapat tersebut adalah bos, istri/ suami dan ibu Anda. JikaAnda nyaman-nyaman saja maka kirimkan. Jika tidak, ada kemungkinan sesuatu yang tidak sesuai.
Cara Membuat Email Bisnis
Setelah Anda menjawab 4 pertanyaan kunci di atas, tibalah saatnya untuk kita membahas tentang bagaimana cara membuat email bisnis.
Dalam panduan ini kami hanya akan membahas 2 pokok bahasan saja, yaitu tentang :
- Tampilan email bisnis
- Konten Email bisnis
Biarpun hanya 2 tetapi ada banyak point penting disetiap bagiannya.
[1] Tampilan Email Bisnis
Yang pertama adalah tampilan email bisnis. Setiap email bisnis itu mempunyai tampilan yang spesifik. Ringkas, jelas namun tetap profesional menjadi ciri khas dari email bisnis ini. Dan yang lebih detil lagi tentang tampilan email bisnis ini kami bagi 2 hal lagi, yaitu :
- Kesan email
- Format email
Kesan Email
Ini berhubungan dengan rasa. Dan inilah kesulitan terbesar dalam membuat email bisnis. Karena antara penerima email dengan Anda tidak saling bertatap muka. Sehingga satu-satunya penentu adalah tulisan Anda serta pilhan kata yang Anda gunakan. Dari semua yang Anda tulis dan kirimkan akan menimbukan kesan bagi pembaca.
Contoh kecil saja, ketika Anda menggunakan huruf kecil dan huruf besar semuanya untuk sebuah kalimat. Anda bisa bandingkan bagaimana rasanya antara :
- Saya kecewa berat dengan pelayanannya.
- SAYA KECEWA BERAT DENGAN PELAYANANNYA!
Terasa berbeda bukan?
Untuk menulis email bisnis Anda harus benar-benar memperhatikan kesan email ini. Dan ini bisa dimulai dari :
- memperhatikan penggunaan huruf besar dan kecil
- memperhatikan tanda baca
- memperhatikan penggunaan emoji secara tidak berlebihan.
Format Email
Dalam menulis email bisnis yang harus Anda perhatikan adalah format emailnya. Format di sini meliput :
- Font type. Untuk jenis font gunakan font yang standar dan mudah dibaca. Contohnya Open Sans, San Serif, Roboto, dan lain sebagainya. Jangan gunakan jenis font dekoratif.
- Font size. Jangan gunakan ukuran font terlalu kecil atau terlalu besar. Ukuran yang biasa dipakai adalah 14px – 16px.
- Text formating. Anda bisa menggunakan text formating seperti Bold, Underline atau Italic.
- Warna teks. Gunakan 1 atau dua warna saja. Jangan gunakan banyak warna dalam email bisnis Anda karena itu membuatnya terlihat tidak profesional.
- Bulleted and Numbering. Format seperti ini perlu Anda gunakan untuk membuat daftar atau list.
- Quote Text. Terkadang jika format seperti ini perlu Anda pakai untuk menempatkan kalimat atau pernyataan yang berupa kutipan.
Dengan memperhatikan kesan dan juga format teks pada email bisnis, maka Anda sudah satu langkah lebih baik dari sebelumnya. Berikutnya kami akan membahas apa yang menjadi inti dari sebuah email bisnis, yaitu konten.
[2] Konten Email Bisnis
Kalau diibaratkan sebuah tubuh, konten email bisnis ini adalah jiwa atau nyawa nya. Sedangkan tampilan email bisnis di atas adalah raga nya. Dalam konten bisnis yang akan kita bahas antara lain :
- Subjek line
- Salam pembuka, atau sapaan
- Pembukaan singkat
- Tujuan
- Informasi tambahan
- Call To Action
- Pesan penutup
- Link/ attachment
Subjek Line
Subjek line atau subjek saja sering juga disebut sebagai judul email. Subjek email inilah yang menjadi bagian pertama dari sebuah email yang dibaca oleh penerima. Sehingga subjek ini mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelanjutan email Anda. Email Anda dibaca atau tidak tergantung dari subjek Anda.
Kalau subjeknya bagus, menarik dan membuat penasaran maka email Anda juga akan dibuka oleh banyak orang. Begitu juga sebaliknya.
Untuk membuat subjek line ini usahakan jangan terlalu panjang, tetapi juga jangan terlalu pendek. Idealnya antara 3 sampai 8 kata.
Berikut ini kami sertakan juga contoh dari subjek email yang baik dan subjek email yang jelek supaya ada perbandingan.
Contoh subjek email yang jelek :
- Mengagumkan
- Informasi penting untuk Anda yang ingin mendapatkan peluang baru dari internet tanpa modal sedikitpun
Contoh subjek email yang baik :
- 4 hal mengagumkan dari Jogjakarta
- Dapatkan peluang baru dari internet di sini.
Salam pembuka, atau sapaan
Setelah Anda menentukan subjek untuk membuat email bisnis, selanjutnya adalah membuat salam pembuka atau sapaan. Bagian ini adalah bagian yang paling sederhana karena hanya menyapa saja. Untuk menyapa penerima email Anda, Anda bisa memilih salah satu dari beberapa salam pembuka berikut ini.
- Assalamu’alaykum
- Dear Mr/ Mrs <spasi> nama penerima
- Hi <spasi> Nama penerima
Pembukaan singkat
Tahap selanjutnya dalam membuat email bisnis adalah membuat pembukaan singkat. Pembukaan singkat ini dimaksudkan sebagai pengantar atau untuk mencairkan suasana sebelum masuk ke inti dari email bisnis.
Contoh kalimat pembuka singkat ini yang paling sederhana adalah dengan memberitahukan bagaiamana Anda bisa terhubung dengan penerima email.
Tujuan
Selanjutnya adalah menentukan tujuan dari email bisnis Anda. Ingat, bahwa email yanag Anda kirimkan harus mempunyai satu tujuan saja. Di sini Anda bisa langsung mengutarakan apa yang menjadi tujuan Anda mengirimkan email. Apakah untuk menawarkan produk baru, mengisi formulir, membaca artikel atau tindakan lainnya.
Informasi tambahan
Bagian ini dalam membuat email bisnis adalah optional. Artinya Anda boleh menggunakannya, boleh juga tidak.
Call To Action
Dalam membuat email bisnis, langkah berikutnya adalah memasang Call To Action (CTA). CTA ini bisa berupa teks linke atau tombol. Tujuannya adalah untuk memudahkan dan mengarahkan pembaca email melakukan tindakan yang Anda inginkan.
Pesan Penutup
Kalau tadi ada pesan pembuka, maka sebaiknya juga ada pesan penutup.
Link download atau Attachment
Jika dalam email bisnis Anda ingin melampirkan beberapa bagian, Anda bisa mengggunakan attchment atau link downlad supaya penerima email Anda bisa lebih mudah dalam mendapatkannya.
Itulah panduan singkat tentang bagaimana membuat email bisnis. Semoga bermanfaat dan sampai bertemu di artikel berikutnya.
Mengawali karir sebagai Content Writer dan saat ini dipercaya sebagai SEO Specialist merangkap SEO Content Editor di KIRIM.EMAIL.
Selain SEO Saya juga punya keahlian di bidang lain seperti bisnis & manajemen, email marketing, pembuatan website dan landing page hingga copywriting.
Untuk berkomunikasi dengan Saya silakan kirimkan email ke sholeh@krm.email.
sangat menarik….semoga bisa meningkatkan omset bisnis kita…
aamiin.